Cập nhật thông tin chi tiết về Quản Lý Thời Gian Bằng Phương Pháp Smart mới nhất trên website Sansangdethanhcong.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Quản lý thời gian bằng phương pháp SMART 1 cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác? Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau: S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu; M-Measurable: Đo đếm được; A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình; R-Realistic: Thực tế, không viển vông; Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được. Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị. Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra. Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống. 2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”. Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.
Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Bằng To Do List
Bạn có thường cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng công việc mà bạn có hay bạn thường trễ deadline? Hoặc có bao giờ bạn quên làm điều gì đó quan trọng trong ngày?
Đây là những biểu hiện của việc thiếu kỹ năng tổ chức công việc. Và to-do-list chính là chìa khóa để giải quyết hiệu quả việc này vì nó giúp liệt kê tất cả những gì bạn phải làm, những nhiệm vụ quan trọng nhất ở đầu danh sách và các nhiệm vụ kém quan trọng nhất ở cuối.
TẠI SAO NÊN CÓ TO-DO-LIST
1. Cải thiện trí nhớ
Bạn thấy rằng mình hay quên? Không ai có khả năng ghi nhớ tất cả mọi thứ vào mọi lúc. Bộ nhớ ngắn hạn của con người trung bình chỉ có thể giữ được 7 mẩu thông tin trong khoảng 30 giây. Chính vì vậy có một danh sách công việc phải làm sẽ cho phép bạn dễ dàng theo dõi tất cả những việc bạn cần làm, không để sót bất cứ điều gì mà bạn đã ghi trên đó.
2. Tăng động lực làm việc
Mỗi lần bạn đánh dấu hoặc gạch bỏ một việc đã hoàn tất, đó sẽ là lời nhắc nhở rằng công việc của bạn đang tiến triển suôn sẻ. Nhìn thấy một bản phác thảo rõ ràng về các nhiệm vụ hoàn thành và dở dang sẽ cho bạn cảm giác hài lòng vì kiểm soát tốt mọi thứ, vừa cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh. Hãy để bản danh sách này vực bạn dậy khi cảm thấy nản lòng, sắp sửa từ bỏ mục tiêu
3. Tăng năng suất
Sự chú ý của chúng ta dễ dàng chuyển hướng bởi nhiều thứ tác động. Bạn có thường xuyên nghĩ về những gì bạn cần phải làm tiếp theo, hoặc lo lắng về những gì bạn có thể đã quên trong khi bạn đang làm một việc khác? Danh sách công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung sự chú ý vào các nhiệm vụ quan trọng nhất ở thời điểm này. Khi đó bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tập trung chú ý vào việc bạn đang làm – điều này sẽ giúp bạn tận hưởng cuộc sống nhiều hơn và làm việc hiệu quả hơn
4. Làm chủ thời gian
Một nghiên cứu được tiến hành bởi tạp chí Harvard Business Review cho thấy 90% các nhà quản lý lãng phí thời gian quý báu chỉ vì không quản lý thời gian tốt. Và tin tốt là bạn chỉ mất khoảng 5 phút mỗi ngày để bạn có thể tạo ra một danh sách công việc phải làm. Sự đầu tư nhỏ về thời gian này sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất hai giờ bị lãng phí trong suốt cả ngày.
CÁCH LẬP TO-DO-LIST
1) Trước tiên, bạn cần tạo ra một danh sách tổng thể viết ra tất cả mọi thứ bạn muốn làm trong tương lai. Đây là nơi mà bạn có thể nắm bắt mọi ý tưởng về công việc hoặc dự định riêng.
Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.
2) Bạn chuyển lần lượt các mục từ danh sách tổng thể vào danh sách các việc cần thực hiện trong ngày. Đây là những hoạt động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện trong ngày hôm đó. Bạn có thể dựa trên thứ tự ưu tiên sau để sắp xếp công việc và dán nhãn ưu tiên:
Quan trọng và khẩn cấp
Không khẩn cấp nhưng quan trọng
Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Không quan trọng cũng không khẩn cấp
Bí quyết để sử dụng to-do-list hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Những nhiệm vụ khẩn cấp được xác định bởi áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Nó khiến bạn có cảm giác phải làm những việc này ngay lập tức. Còn những công việc quan trọng đánh giá được hiệu suất năng lực thật sự của bạn, chúng đòi hỏi phải nghĩ đến những mục tiêu lâu dài và sẽ là bàn đạp đưa bạn và công việc của bạn tiến tới mục tiêu phía trước.
Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt chính là nhóm 2. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết công việc ở nhóm 3 và 4.
3) Ước lượng thời gian dành cho từng việc: Ấn định ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo tiến độ, không bị trễ hạn.
4) Đánh dấu hoàn thành cho những công việc đã làm xong
Khi bạn làm xong một việc, hãy đánh dấu hoàn thành mục đó trên danh sách công việc phải làm. Việc này mang lại cho bạn một hình ảnh trực quan về các kết quả bạn đạt được và cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn, nó thúc đẩy bạn đi về phía trước.
Hãy bắt đầu đăng nhập MyXteam và tạo cho mình một to-do-list ngay hôm nay. Bạn sẽ làm việc có tổ chức hơn, ít căng thẳng hơn và sẽ nhận ra mình có nhiều thời gian trong ngày hơn bao giờ hết!
Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Thời gian là một thứ vô cùng quý giá và cần thiết trong cuộc sống hiện nay. Và có một số người đang không biết cách quản lý và phí phạm từng giây phút trôi qua vô ích. Vậy nên sau đây là những phương pháp giúp bạn quản lý thời gian mỗi phút hiệu quả nhất và nó đóng góp cho sự thay đổi của bạn mỗi ngày.
Phương pháp nào quản lý thời gian hiệu quả?
1. Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Đây là phương pháp rất dễ nhớ chỉ với 4 chữ cái ngắn gọn và giúp cho chúng ta tập trung vào sự cao độ nhất. Do (làm): công việc ở ngay trước mắt bạn và nó quan trọng, hãy làm ngay đi. Dump (từ bỏ): bỏ một số công việc vô nghĩa, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Delegate (giao việc): nếu công việc này người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao công việc cho người đó làm. Defer ( hoãn lại): bạn không làm công việc đó bây giờ được. hãy lấy cuốn sổ ra và vạch ra kế hoạch thời gian mà bạn sẽ thực hiện công việc đó.
Mục đích là giúp cho bạn tập trung hoàn thành triệt để một công việc khi bạn muốn chuyển qua một công việc khác. hãy tập trung dành thời gian làm những công việc quan trọng nhất, cần làm nhất để bạn tiến tới với mục tiêu của mình.
2. Nguyên tắc Pareto (nguyên tắc 80/20)
Mốt chốt của nguyên tắc này là giúp bạn tập trung nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt thay vì tốn tài nguyên 80% vào xử lý công việc khác.
Cách áp dụng nguyên tắc rất đơn giản: Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/Hiệu quả
Phương pháp Pareto – quản lý thời gian hiệu quả
Khi bạn lập cách công việc cần phải làm ra danh sách, đầu tiên bạn phải ưu tiên hóa các công việc theo nỗ lực dành cho nó ( từ 1-10, với 1 là mức nỗ lực thấp nhất cần phải bỏ ra và sau đó tăng dần đến 10). Hãy thực hiện những công việc có số ưu tiên thấp nhất đầu tiên.
3. Phương pháp 40-30-20-10
Ngoài phương 80/20 thì còn có phương pháp 40-30-20-10 giúp chúng ta lựa chọn những công việc rõ ràng hơn. Quy tắc quản lý thời gian như sau: 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất, 30% thời gian vào những việc quan trọng thứ hai, 20% thời gian vào những việc quan trọng thứ ba,10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại.
Theo đó, bạn sẽ biết cách lựa chọn duy nhất mà hợp lý cho những công việc quan trọng nhất rồi xong làm những công việc thứ hai, thứ ba. Như vậy bạn sẽ quản lý thời gian của mình rất tốt, không để phí phạm thời gian vào những công việc vô nghĩa.
Ngọc Huyền
chúng tôi
5 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Nhất
1. Quả cà chua Pomodoro
Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực).
Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro (pomodoro trong tiếng Italia nghĩa là quả cà chua).
Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ 5 phút rồi hãy tiếp tục. Chúng ta trước khi làm một nhiệm vụ nào đó, hãy dự tính xem để hoàn thành công việc này chúng ta sẽ phải cần tới bao nhiêu cái 25 phút, tức là bao nhiêu pomodoro.
Vì dụ: Nếu bạn phải hoàn thành thiết kế ảnh, bạn cần 2 pomodoro chẳng hạn. Vậy thì khi bắt đầu, trong vòng 25 phút đồng hồ, bạn sẽ tập trung toàn bộ tinh thần vào công việc. Sau khi hết 25 phút, bạn sẽ nghỉ 5 phút rồi mới tiếp tục làm việc tiếp..
Nếu quá trình bị ngắt quãng hoặc chúng ta chủ động kết thúc, vậy thì quả cà chua này coi như hỏng.Ưu điểm của phương pháp này là giúp chúng ta có thể tập trung cao độ cho một nhiệm vụ nào đó thông qua các quãng nghỉ ngắn. Đồng thời giúp ta có thể dự trù được thời gian hoàn thành nhiệm vụ chính xác hơn
2. Quản lý thời gian dựa vào tính chất “quan trọng” và “cấp bách” của công việc.
Lý luận này dựa trên cơ sở “quan trọng” và “cấp bách” để chia công việc của chúng ta ra làm 4 loại là công việc:
Vừa quan trọng vừa cấp bách.
Quan trọng nhưng không cấp bách.
Cấp bách nhưng không quan trọng.
Không quan trọng cũng không cấp bách.
Dựa vào mức độ quan trọng và cấp bách của sự việc, bạn có thể ưu tiên phân bố thời gian và sức lực của mình.Việc vừa quan trọng vừa cấp bách: ngay lập tức làm.Cấp bách nhưng không quan trọng: cần làm luôn, nhưng bạn nên cố gắng ủy thác hoặc loại bỏ việc này.
Không cấp bách nhưng quan trọng: việc cần quan tâm, có thể chia nhỏ công việc ra, mỗi ngày hoàn thành một chút.Không cấp bách cũng không quan trọng: việc không cần quan tâm hoặc không cần làm.Nên nhớ rằng thời gian và sức lực của bạn là có hạn, hãy dùng sao cho thông minh và xứng đáng.
3. Định luật Parkinson
Luật Parkinson ý muốn nói sự khác biệt về hao mòn thời gian của một người khi làm một việc là rất lớn.
Bạn có thể dùng 10 phút đọc một bài báo, cũng có thể đọc cả nửa ngày.Cũng giống như khi ta viết luận văn tốt nghiệp vậy, có người dùng 3 tháng để viết. Nhưng nếu bạn chỉ cho họ 2 tuần, họ vẫn có thể viết ra được, hơn nữa chất lượng cũng không khác biệt là bao.
Nếu có nhiều thời gian, bạn sẽ có xu hướng giảm tiết tấu công việc lại để vừa vặn với khoảng thời gian đó. Vì vậy, nếu làm một việc gì đó mất 5 tiếng đồng hồ, bạn hãy thử đặt ra giới hạn hoàn thành nó trong 3 tiếng.
Khi bạn đặt ra cho mình một khoảng thời gian gấp rút hơn thời gian thực tế cần để giải quyết công việc, bạn sẽ có cảm giác bị thúc đẩy, có ý thức nâng cao hiệu quả công việc hơn, tối ưu hóa quá trình, rút ngắn được thời gian làm việc hơn.
4. Định luật 20/80
Trong bất cứ một thứ gì, điều quan trọng nhất chỉ chiếm một phần rất nhỏ, khoảng 20%, 80% còn lại, dù chiếm đa số nhưng vẫn chỉ là thứ yếu. Tức là ít quan trọng hơn.
Sử dụng định luật 20/80 trong quản lý thời gian: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân; 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả.
Hằng ngày bạn thường làm những việc gì? Trong số tất cả công việc bạn làm hằng ngày đó thì đâu là công việc quan trọng nhất? Đâu là công việc quyết định hiệu suất làm việc cao nhất của ngày đó.
Thức tế là chúng ta thường làm nhiều việc thừa hơn mức cần thiết.Thời gian và sức lực mỗi người có hạn, hãy dành thời gian đi làm những chuyện quan trọng trước, trở thành 20%, làm tốt 20% đó
5. Sử dụng tốt thời gian rảnh
Chúng ta một ngày ngoài công việc và đi ngủ ra, vẫn còn 8 tiếng có thể sử dụng. Nhưng 8 tiếng này lại được phân bố rải rác, vụn vặt, chẳng hạn như giờ giải lao, khoảng thời gian đi lại… chúng ta đều có thể dùng chúng.Chẳng hạn như khi ngồi xe buýt hay lái xe, chúng ta có thể nghe vài bài diễn giảng của TED, học thuộc từ mới tiếng Anh…
Đừng xem thường những khoảng thời gian vụn vặt, chỉ cần bạn sẵn sàng học hỏi, sẵn sàng bỏ ra, bạn sẽ có được sự tiến bộ.
Ngoài ra, bạn cũng nên dành 5 – 10 phút cuối ngày đánh giá lại. Khoảng thời gian này rất quan trọng. Bạn sẽ biết mức độ hoàn thành công việc và những điều cần cải tiến.
Vì thế, hãy tận dụng những khoảng thời gian còn lại của cuộc đời bạn để làm những việc mà bạn muốn.
Bạn đang xem bài viết Quản Lý Thời Gian Bằng Phương Pháp Smart trên website Sansangdethanhcong.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!