Top 8 # Nguyên Nhân File Excel Chạy Chậm Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 6/2023 # Top Trend

Sửa lỗi file Excel bị chậm

Cách 1: Mở Excel ở chế độ Safe Mode

Trước hết chúng ta kiểm tra xem liệu có phải chỉ có một file Excel mở chậm hay tất cả các file Excel khác cũng bị lỗi tương tự. Nếu tất cả các file Excel đều châm, nguyên nhân chính là nằm ở ứng dụng.

Bước 3: Nếu Excel tải và mở các file nhanh và mượt hơn, có thể là do plugin hoặc add-in là nguyên nhân gây ra các vấn đề về hiệu suất.

Nếu file Excel vẫn bị chậm, vô hiệu hóa tất cả các mục trong COM Add-Ins, Actions và XML Expansion Packs, sau đó khởi động lại Excel.

Bước 4: Chờ cho đến khi quá trình kết thúc, sau đó thử mở lại Excel. Nếu lỗi Excel bị chậm vẫn còn, chọn Online Repair.

Bước 1: Mở file Excel, bảng tính bị lỗi, sự cố.

Cách 6: Thay thế công thức bằng giá trị tĩnh

Trong nhiều trường hợp, các giá trị trong bảng tính không thay đổi. Nếu các giá trị trong một số phần trên bảng tính là giá trị tĩnh, chúng ta không cần sử dụng các công thức nữa.

Bước 2: Xóa các công thức trên bảng tính.

Bước 3: Nhập các giá trị tĩnh vào các ô.

Cách 7: Chia nhỏ bảng tính

Nếu đang làm việc với các file, bảng tính Excel lớn, bạn có thể cân nhắc đến việc chia nhỏ bảng tính để Excel mở file nhanh hơn.

Cách 8: Kích hoạt Superfetch

Trong trường hợp nếu kích đúp chuột vào file bảng tính mà không mở Excel trước và lỗi xảy ra. Nguyên nhân gây ra lỗi trong trường hợp này có thể là do tính năng Superfetch đã bị vô hiệu hóa. Superfetch hoạt động dựa trên dữ liệu được lưu trong bộ nhớ cache trên RAM, vì vậy việc tải các file sẽ diễn ra nhanh hơn.

Bước 2: Truy cập theo đường dẫn:

Cách 9: Giảm kích thước file Excel

Nếu file bảng tính Excel lớn, chứa nhiều dữ liệu, điều này dẫn đến tình trạng file Excel bị chậm. Trong trường hợp này giải pháp để sửa lỗi là tối ưu file Excel. Cách tốt nhất là tìm và xóa các công thức và định dạng không cần thiết, xóa các ô trống không cần sử dụng đến.

Cách 10: Sửa chữa file Excel

Nếu lỗi file Excel bị chậm vẫn xảy ra, giải pháp là sử dụng công cụ Excel Repair.

Cách 11: Vô hiệu hóa macro

Giải pháp khác để sửa lỗi file Excel bị chậm là vô hiệu hóa macro. Điều này là bởi vì Excel mở các file định dạng XLSM chậm hơn so với các file định dạng XLSX đơn giản. Vì vậy, chỉ sử dụng định dạng kích hoạt macro khi có macro trong Excel.

Cách 12: File Excel bị nhiễm virus

Excel sẽ hiển thị cảnh báo khi bạn cố gắng mở file bị dính virus, phần mềm độc hại. Nếu kích hoạt kết nối dữ liệu bỏ qua cảnh báo, việc mở file Excel sẽ chậm, và thậm chí là không phản hồi.

Cách 13: Xử lý Excel trên các ứng dụng web hoặc trực tuyến

Nếu chỉnh sửa bảng tính Excel trực tiếp trên ứng dụng web như SharePoint có thể dẫn đến hiệu suất chậm. Thay vì chỉnh sửa file trực tiếp thông qua kết nối mạng, thử tải file xuống máy tính cục bộ và thực hiện chỉnh sửa, sau đó tải lại file.

https://thuthuat.taimienphi.vn/file-excel-bi-cham-34253n.aspx Bên cạnh lỗi file mở chậm thì lỗi File excel không lưu được cũng thường xuyên xảy ra làm mất thời gian của bạn, xem hướng dẫn khắc phục File excel không lưu được cụ thể và chi tiết trên Taimienphi.

Định dạng không có kiểm soát

Việc định dạng không có kiểm soát, định dạng bừa bãi là một trong những nguyên nhân thường gặp gây ra tình trạng file bị nặng. Có thể kể tới 1 số lỗi định dạng hay gặp phải như

1. Bỏ đường Gridlines bằng tô màu nền trắng

Gridlines là đường kẻ mờ phân chia các ô trong 1 sheet. Trong một số trường hợp muốn loại bỏ đường kẻ mờ này, chúng ta lại thường làm cách tô màu nên là màu trắng. Đặc biệt hơn khi chúng ta lại chọn toàn bộ các ô trong Sheet và tô màu như thế này:

Bước 1: chọn tất cả các ô trong sheet bằng việc bấm vào đoạn giao nhau giữa tên cột, tên dòng

Bước 2: bấm chọn tô màu nền và chọn màu trắng.

Có 1 cách đơn giản hơn nhiều và không hề tốn công, đó là việc tắt việc hiển thị Gridlines trong thẻ View

3. Thiết lập Data Validation, Conditional Formatting không có giới hạn

Do đó chúng ta cần tuân thủ nguyên tắc: Dùng tới đâu thiết lập đến đó. Hoặc xác định 1 mốc giới hạn từ trước và chỉ thiết lập tạm thời tới đó.

Ví dụ chúng ta muốn thiết lập Data Validation cho vùng dữ liệu cột Tên mặt hàng, nhưng thay vì thiết lập cho cả cột thì chúng ta chỉ giới hạn từ dòng 2 tới dòng 1000. Dự kiến bảng dữ liệu sẽ có khoảng 1000 dòng. Khi nào gần đến giới hạn này thì chúng ta mới thiết lập mở rộng hơn. Như vậy kiểm soát dung lượng file sẽ tốt hơn.

Cách thiết lập chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel Cách giới hạn loại dữ liệu nhập vào ô trong Excel

Lưu dưới định dạng file .xls

Đuôi file .xls là dạng đuôi file dành cho phiên bản Excel 97-2003. Đây là phiên bản đã lỗi thời, khả năng nén dữ liệu thấp. Do đó khi lưu ở định dạng này thì có thể làm tăng dung lượng file. Ngoài ra còn ảnh hưởng tới 1 số tính năng, hàm không dùng được ở các phiên bản đời cũ. Do đó khi lưu file chúng ta cần chú ý tới đuôi file, định dạng file.

Thông thường lưu ở 2 dạng sau:

File không chứa macro: dạng file .xlsx

File có chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Quá nhiều công thức động

Việc tính toán nhanh hay chậm trong Excel phụ thuộc vào 2 yếu tố:

Số lượng công thức

Độ phức tạp của công thức

Vì vậy càng nhiều ô chứa công thức thì cũng khiến file nặng hơn, tính toán nhiều hơn. Khi ở chế độ tính toán tự động (Calculator Automatic) thì mỗi khi có bất kỳ thay đổi nào, toàn bộ công thức sẽ được tính toán lại để cập nhật. Do đó để có thể giúp file nhẹ và tính nhanh, chúng ta cần phải hết sức chú ý khi bố cục các bảng dữ liệu, làm sao hạn chế tối đa số ô chứa công thức. Ngoài ra còn phải phát triển thuật toán để làm sao công thức đơn giản nhất, dễ tính toán nhất, tránh lòng vòng, phức tạp hóa vấn đề.

Một số quy tắc cần nhớ khi tổ chức dữ liệu:

Bảng dữ liệu (database – nơi tập hợp dữ liệu nhập vào) hạn chế tối đa số công thức. Bởi cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn, có nhiều dòng, nhiều cột. Do đó nên thiết kế sao cho thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.

Tránh sử dụng công thức mảng. Các công thức mảng khiến việc tính toán chậm hơn so với dạng thường. Do đó hạn chế việc dùng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện thì có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs thay cho hàm Sumproduct, công thức mảng.

Trường hợp buộc phải dùng nhiều công thức hoặc file thực sự phức tạp, bạn có thể thiết lập chế độ tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới cho phép tính toán với phím F9

Sử dụng quá nhiều Name thừa, Name lỗi, Liên kết tới bên ngoài file

Việc sử dụng Name Range cũng cần chú ý. Name Range thường được dùng như 1 giải pháp giúp quản lý dữ liệu tốt hơn, sử dụng nhanh hơn trong công thức. Tuy nhiên nhược điểm của nó là khi copy dữ liệu đã đặt tên thì Excel sẽ cho phép mang cả tên đó theo. Như vậy rất dễ xảy ra việc có những Name tham chiếu tới file khác, name rác không mong muốn.

Cách khắc phục:

Kiểm tra trong hộp thoại Name Manager và lọc những Name lỗi, Name tham chiếu tới workbook khác để xử lý (hộp thoại Name Manager trong thẻ Formulas)

Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Hạn chế việc sử dụng các Name này khi có thể.

Khi làm việc trên Excel, chúng ta nên có thói quen kiểm soát các tài nguyên mà Excel cung cấp. Bởi việc sử dụng 1 cách lãng phí, không kiểm soát sẽ gây ra những tác hại khó lường. Excel cũng như những công cụ khác, nó chỉ có ích và hiệu quả khi chúng ta dùng đúng cách, đúng phương pháp, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả những gì chúng ta có.

Trong những vấn đề đã nêu ở trên, việc phát triển tư duy logic để viết hàm tốt hơn, hiệu quả hơn là khó nhất. Còn những nội dung khác chỉ cần bạn chú ý trong quá trình làm việc là được.

Việc máy tính của bạn bị chậm hay treo là một vấn đề khá phổ biến trong quá trình sử dụng. Nếu như bạn không hiểu biết nhiều về công nghệ thông tin thì vấn đề này là tương đối khó khăn. Nguyên nhân máy tính chạy chậm như sau:

Phần cứng của máy tính có cấu hình yếu

Với những máy tính thuộc thế hệ cũ thì việc hoạt động của máy tính chậm là điều đương nhiên. Bởi lẽ, ngày nay các phần mềm ứng dụng sử dụng cho Windows được thiết kế đòi hỏi tài nguyên lớn. Đặc biệt, những ứng dụng này yêu cầu Ram và CPU có cấu hình cao. Vì thế, nếu như máy tính của bạn có cấu hình thấp thì chắc chắn khó tránh khỏi tình trạng chạy chậm.

Ổ cứng của máy bị Bad sector hoặc bị phân mảnh

Một số máy tính có cấu hình cao nhưng vẫn hoạt động rất chậm. Nguyên nhân đó là bịBad sector hoặc bị phân mảnh ổ cứng. Tình trạng này dẫn đến không thể ghi hoặc rất khó ghi dữ liệu lên sector trên ổ đĩa. Nếu như máy tính chạy chậm bất thường thì có thể do nguyên nhân này.

CPU nhiệt độ cao quá mức

Nếu như máy tính hoạt động trong một thời gian quá dài khiến hiệu suất hoạt động của nó bị ảnh hưởng. Nhiệt độ CPU quá cao dẫn đến tình trạng thường xuyên tắt máy đột ngột khi đang sử dụng. Nguyên nhân này cũng dẫn đến tình trạng chạy chậm của máy tính. Hơn nữa, nếu tình trạng này không được khắc phục sẽ dẫn đến hỏng máy. Vì thế, sử dụng đúng cách là biện pháp hiệu quả giúp máy tính không bị chậm.

Máy tính của bạn bị nhiễm virus, mã độc

Nhiễm virus là nguyên nhân rất phổ biến dẫn đến tình trạng máy tính bị chậm. Khi kết nối với những nguồn dữ liệu không an toàn sẽ khiến máy tính có nguy cơ nhiễm virus. Chính những chương trình virus sẽ sử dụng các tài nguyên của máy để hoạt động ngầm. Điều này dẫn đến máy tính chạy chậm và hư hại.

Để tránh khỏi tình trạng nhiễm virus, bạn không nên tải các phần mềm không rõ nguồn gốc. Khi truy cập vào các trang web cần chú ý không truy cập vào những nơi có chứa mã độc, virus. Hơn nữa, khi sử dụng USB của người khác, bạn cũng nên trang bị công cụ diệt virus để đảm bảo an toàn cho máy tính.

Nhiều phần mềm cùng chạy ẩn khi máy tính hoạt động

Nếu như có nhiều chương trình cùng hoạt động với Windows thì sẽ dẫn đến máy hoạt động chậm. Vì khi đó, những phần mềm hoạt động ẩn sẽ chiếm khá nhiều tài nguyên của hệ thống. Chương trình mà bạn mở sẽ hoạt động chậm hơn rất nhiều. Đây cũng là một nguyên nhân khá phổ biến dẫn đến tình trạng hoạt động chậm của máy tính.

Tập tin Rác của máy tính quá nhiều

Khi bạn giải nén một file, lướt web hay gỡ bỏ một phần mềm nào đó, máy tính sẽ tự động sinh ra tập tin tạm. Nó sẽ giúp cho quá trình này nhanh hơn. Tuy nhiên, sau đó, các tập tin này vẫn tồn tại trong thư mục tạm ở Windows. Sau quá trình sử dụng lâu dài, những tập tin này chiếm một phần lớn dung lượng của ổ cứng. Điều này làm cho không gian hệ điều hành bị hạn chế lại. Đó là lý do sau tại sao máy tính chạy chậm.

Gỡ bỏ phần mềm gây ra lỗi Registry

Gỡ bỏ một số phần mềm không quá cần thiết

Trong khi tải và cài đặt một số phần mềm, bạn thường không để ý nên cài nhầm các phần mềm kèm theo hay phần mềm rác. Hãy gỡ bỏ một số phần mềm không quá cần thiết hoặc những cái bạn không còn dùng đến. Cách bỏ những phần mềm này như sau: Nhấn vào công cụ tìm kiếm “Control Panel”, sau đó chọn những phần mềm đó và nhấn “Uninstall a program” là được.

Cách khắc phục tình trạng máy tính bị chậm

Từ những nguyên nhân ở phần trên, bài viết chỉ ra một số cách khắc phục máy tính chạy chậm như sau:

Xóa những tập tin rác

Quá trình sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, cài đặt ứng dụng, tạo, sửa file thì nó tự động tạo ra tập tin rác. Do vậy, cần phải xóa các tập tin này để máy tính hoạt động nhanh hơn:

– Bước 1: Dùng tổ hợp phím Windows + R.

– Bước 2: Nhập lệnh %temp% vào sau đó nhấn phím Enter.

– Bước 3: Chọn tất cả các tập tin rồi xóa.

Tắt hiệu ứng về đồ họa và biểu tượng trong suốt

Với những máy tính có cấu hình cao thì hiệu ứng này rất đẹp mắt. Tuy nhiên, với những máy có cấu hình vừa và thấp thì hiệu ứng này khiến cho máy tính chạy chậm. Để tắt hiệu ứng này cần thực hiện như sau:

– Bước 1: Nhấn chuột phải, sau đó chọn mục Personalize.

– Bước 2: Chọn mục Color rồi tắt tất cả Transparency effects.

Tăng hiệu suất hoạt động của máy

Để tăng hiệu suất hoạt động của máy tính bạn làm như sau:

– Bước 1: Mở Advanced system settings bằng cách nhấn phím Windows, nhập lệnh Advanced.

– Bước 2: Trong phần Performance vào mục Setting.

– Bước 3: Chọn Adjust for best performance sau đó nhấn OK là được.

Tắt chế độ System Restore

Chức năng System Restore giúp cho người dùng máy tính có thể đưa nó về trạng thái gần nhất nếu máy bị lỗi đột xuất. Tuy nhiên, chức năng này sẽ chiếm khá nhiều dung lượng của máy. Vì thế nếu không dùng thì bạn có thể tắt nó đi để hạn chế tình trạng máy tính chạy chậm. Cách tắt như sau:

– Bước 1: Mở Advanced system settings bằng cách nhấn phím Windows, nhập lệnh Advanced.

– Bước 2: Trong phần Tab System Protection, chọn mục Configure.

– Bước 3: Tắt chức năng System Restore bằng cách chọn Disable system protection sau đó nhấn OK.

Chống phân mảnh ổ đĩa cứng

Nhiều người không biết cách xử lý máy tính chạy chậm phải làm sao. Chống phân mảnh ổ đĩa cứng là một cách làm khá hiệu quả để tăng tốc độ hoạt động của ổ cứng. Cách thực hiện như sau:

– Bước 1: Vào phần My computer/This PC, sau đó nhấn chuột phải vào ổ cần chống phân mảnh, chọn mục Properties.

– Bước 2: Trong tab Tools, nhấn chọn Optimize.

– Bước 3: Nhấn chọn Analyze. Sau đó chờ hoàn tất rồi nhấn Close là được. Quá trình chờ đợi có thể mất khoảng vài phút.

Dùng Disk cleanup

Công cụ này có sẵn trên Windows giúp máy tính dọn sạch các tập tin rác tạm thời. Cách thực hiện như sau:

– Bước 1: Mở Run (Windows+R), sau đó nhập lệnh cleanmgr vào, nhấn Enter.

– Bước 2: Lựa chọn vị trí cần dọn dẹp và OK.

Như vậy, máy tính chạy chậm do nhiều nguyên nhân khác nhau. Bạn có thể tham khảo những thông tin trên để xác định chính xác nguyên nhân khiến máy của mình bị chậm. Từ đó có cách khắc phục kịp thời phù hợp.

1. Định dạng thừa thãi

File Excel là một định dạng hàng cột được kẻ trải dài lên tới hàng triệu hàng và hàng chục nghìn cột. Vậy nên không giống với File Word, khi càng viết nhiều lượng trang mới tăng lên dung lượng, file Excel sẽ tính dung lượng theo từng đơn vị ô mà bạn tương tác với chúng, như viết chữ vào ô, tạo định dạng cho ô.

Chính vì vậy nên nếu bạn tạo định dạng thừa lên quá nhiều ô không cần thiết file Excel của bạn thường sẽ bị nặng bất thường.

Phương pháp này hoàn toàn sai, bởi vì khi bạn làm vậy thì hàng tỷ ô tham số của Excel sẽ phải nhận dữ liệu là Fill màu trắng.

Khi muốn điều chỉnh định dạng cho bảng tính, bạn chỉ nên bôi đen những phần cần chỉnh mà thôi, đừng bôi thừa lên những mảng khác.

Excel cũng cho phép bạn cài đặt font chữ cùng cỡ chữ mặc định mỗi khi tạo một trang tính mới để bạn không cần thiết phải thay đổi font chữ mỗi lần sử dụng. Để cài font chữ cùng cỡ chữ mặc định, bạn vào ribbon File rồi chọn dòng Options trong ribbon này.

Các bạn chỉ cần vào ribbon View trên thanh công cụ, sau đó bỏ dấu tích của dòng Gridlines trong mục Show. Ngay sau đó các bạn sẽ thấy các đường kẻ khác đều bị ẩn đi hết và chỉ còn dữ liệu của bạn trên nền giao diện trắng.

Việc có quá nhiều Sheet trong một file Excel cũng khiến cho file này trở nên nặng bất thường.

Dễ hiểu với việc này, vì có nhiều Sheet trong một file cùng với những dữ liệu trên mỗi sheet cộng lại sẽ khiến file của bạn lớn và nặng hơn hơn khi tính toán, vì khi mở file, dung lượng của nó sẽ chiếm chỗ của bộ nhớ.

3. File Excel chứa nhiều công thức

Việc file Excel chứa nhiều công thức sẽ khiến Excel phải sử dụng nhiều bộ nhớ để tính toán. Đây cũng là một trong những lý do khiến file của bạn nặng bất thường và chậm chạp trong việc sử dụng cũng như tạo những phép tính khác.

Tệ hơn nữa nếu bạn để chế độ tính toán tự động ( Calculator Automatic) mà không có sự kiểm soát thích đáng sẽ khiến file Excel của bạn trở nên nặng nề hơn. Nhất là khi có sự thay đổi nào đó của một tham số trong phép tính thì toàn bộ những kết quả trong hệ thống công thức cũng sẽ bị thay đổi theo.

Chức năng Calculator Automatic của Excel được bật mặc định để tiện cho việc tính toán của Excel. Bạn có thể cài đặt chức năng này bằng cách truy cập vào ribbon File trên thanh công cụ. Sau đó chọn Options:

Trong tab này bạn sẽ thấy phần Calculator options.

Phía dưới bạn dễ dàng thấy Workbook Calculations. Đây là phần cài đặt chức năng tính toán mà bạn cần quan tâm. Trong đó:

– Automatic: Là chế độ tự động tính toán mà chúng tôi đã nói ở trên, nó sẽ được bật mặc định.

– Automatic except for date tables: Chế độ tự động chỉ hạn chế với bảng dữ liệu (khuyên dùng).

– Manual: Chế độ thủ công.