Ma Trận Eisenhower: Phương Pháp Để Trở Nên Năng Suất Hơn

--- Bài mới hơn ---

  • Muốn Làm Việc Hiệu Quả Như Tổng Thống Mỹ?
  • Phong Cách Lãnh Đạo Theo Tình Huống Là Gì?
  • Đánh Thức Con Người Phi Thường Trong Bạn
  • List Sách Hay, Coach Thu Ngô Khuyên Đọc; Quà Tặng E
  • Công Cụ Thiết Lập Thứ Tự Ưu Tiên Trong Khởi Nghiệp 2×2
  • Ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày để sống và mỗi người lại lựa chọn những cách sống khác nhau. Có người dùng 24 giờ ấy để làm những công việc của một nhà quản trị cấp cao mà vẫn đảm bảo thời gian dành cho chính mình, nhưng cũng có những cá nhân lại cảm thầy 24 giờ là không đủ với họ. Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao mình chưa làm gì mà đã hết một ngày? Liệu bạn đã biết đến khái niệm ma trận Eisenhower chưa?

    Nhìn thẳng vào sự thật thì có lẽ bạn không bận đến thế đâu, chỉ là bạn quản lý thời gian chưa hiệu quả. Hầu hết mọi người đều biết quản lý thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng để thành công, nhưng không phải ai cũng có thể kiểm soát được nó. Điều đó khiến họ gần như không thể hoàn thành kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng hết sức.

    Chính trị gia Benjamin Franklin từng nói: “Bạn có yêu cuộc sống không? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, bởi vì thời gian là cuộc sống.”

    Ma trận Eisenhower là gì?

    Phương pháp được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng hay còn được gọi với tên khác là ma trận quản lý thời gian. Ngoài là một Tổng thống Mỹ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.

    Ngoài khung giờ cố định để làm việc, ông còn có thời gian để chơi golf, vẽ tranh. Mọi người luôn bất ngờ về khả năng duy trì năng suất cũng như cân bằng cuộc sống trong nhiều thập kỷ của ông. Chia sẻ về bí quyết của mình, ông đã nói về chiến lược Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là công cụ đơn giản dựa trên mức độ ưu tiên công việc giúp mọi người có thể quản lý thời gian và đưa ra những quyết định dễ dàng. Hiện nay, phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều người thành công áp dụng vào cuộc sống của mình.

    Loại bỏ những việc không cần thiết trước khi tối ưu hóa năng suất

    Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng, lười suy nghĩ và bắt đầu làm việc một cách không hợp lý.”

    Thật vậy, chúng ta thường lấy yếu tố công việc như một lý do để lảng tránh câu hỏi: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”. Trên thực tế, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút, hoặc ở lại làm việc muộn hơn một chút, thay vì phải rời đi công việc mà bạn đang làm. Tuy nhiên, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả.

    Lúc này, phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi: “Liệu việc này có thật sự cần thiết?”. Từ đó chúng ta sẽ có những quyết định hiệu quả hơn chứ không còn phải tiếp tục lặp lại những việc vô nghĩa. Bên cạnh đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những nhiệm vụ thực sự quan trọng với mục tiêu của mình.

    Cách sử dụng thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

    Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian hiệu quả và duy trì hiệu suất làm việc cao, chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng, chứ không phải vào những vấn đề khẩn cấp. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này, cũng như để giảm tải áp lực khi có quá nhiều deadline, trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ sự khác nhau giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng.

    Nhiệm vụ quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần lên kế hoạch để thực hiện. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh, đồng thời cần giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.

    Còn nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc cần phải thực hiện ngay lập tức. Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự phản hồi tức thì và thường gắn liền với mục tiêu, nhiệm vụ của những cá nhân khác trong tổ chức. Chính vì vậy, các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng, cùng lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.

    Thông thường, những công việc khẩn cấp sẽ thu hút sự chú ý của chúng ta và thúc giục ta “cần làm ngay bây giờ”. Đây thực sự là một “cái bẫy” tâm lý mà nhiều người đều mắc phải. Nếu bạn không lý trí và tỉnh táo, chắc chắn bạn sẽ nhầm lẫn. Sự khác biệt này không mang tính tuyệt đối, song hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng.

    Những hậu quả của sự mù mờ trong việc xác định tính ưu tiên ảnh hưởng đến cả cá nhân lẫn xã hội. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ, và trong phạm vi rộng hơn, nền văn hóa của chúng ta không thể giải quyết được vấn đề tối quan trọng. Ngược lại, khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng.

    Ma Trận Eisenhower là công cụ tuyệt vời giúp bạn sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch theo tuần/tháng) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn ( kế hoạch cho một ngày làm việc). Ma trận được chia làm 4 phần như sau:

    Bước 1: Liệt kê tất cả danh sách công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả các công việc không tốn quá nhiều thời gian hoặc không quan trọng.

    Bước 2: Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng dựa vào 4 yếu tố như hình. Phương pháp này giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành những việc cần thiết và đến gần hơn với mục tiêu đã đề ra.

    Bạn hãy dành thời gian để xem xét danh sách các công việc của mình, xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn bằng cách tự hỏi bản thân:

    • Nhiệm vụ có thời hạn không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.
    • Thời hạn có sát không? Nếu có, đó là nhiệm vụ khẩn cấp.
    • Đây có phải là nhiệm vụ nền tảng để hoàn thành các công việc tiếp theo không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.
    • Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, đó không phải nhiệm vụ quan trọng.

    Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp (Cần thực hiện ngay lập tức)

    Với những công việc thuộc mục này, chúng ta cần làm ngay vì chúng vừa quan trọng vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

    1. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
    2. Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

    Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Do đó, chúng thường đưa chúng vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều này khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế những trường hợp trên. Ví dụ, bạn có thể lên lịch làm báo cáo từ tuần trước và hoàn thành sớm hơn thay vì để đến hạn chót. Bạn cũng nên cho xe đi bảo hành định kỳ chứ không phải chờ đến khi hỏng rồi mới vội vàng đi sửa.

    Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Được lên kế hoạch để thực hiện sau)

    Thế nhưng nếu bạn không biết điều gì là quan trọng nhất với mình, hay những giá trị mục tiêu mà bạn cần theo đuổi, thì hiển nhiên bạn sẽ không thể xác định được thời gian cần thiết cho những công việc đó. Ngược lại, bạn sẽ chỉ bám vào những hoạt động “trông có vẻ” là khẩn cấp nhất.

    Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Việc này thường lặp đi lặp lại như một chu kỳ mà trong đó, bạn chỉ giải quyết những công việc khẩn cấp nằm đầu danh sách.

    Nếu bạn đang đợi đến khi lịch trình của mình trống một chút để dành thời gian làm việc quan trọng, vậy thì có thể “một ngày nào đó” không bao giờ đến. Bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn như hiện tại, và dẫu có ra sao thì cuộc sống cũng chỉ trở nên bận rộn hơn khi bạn lớn tuổi hơn, ít nhất là đến bạn khi về hưu.

    Để giải quyết vấn đề này, bạn cần dẫn dắt cuộc sống của mình theo một cách chủ động: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.

    Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (Nên bàn giao cho người khác)

    Đặc trưng của công việc thuộc nhóm này là chúng thường không có ý nghĩa gì đối với mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều chúng khẩn cấp. Chẳng hạn như đồng nghiệp nhờ vả bạn làm việc gì đó, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…

    Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho mục tiêu của chính mình, càng không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động này. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác.

    Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thường mắc “Hội chứng người tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn cần lưu ý rằng, người khác có thật sự cần sự giúp đỡ của bạn hay không? Hay chính bạn đang đánh đổi thời gian của mình mà thậm chí còn không giúp được họ?

    Cách tốt nhất để giải quyết công việc này là bàn giao chúng cho người thích hợp, đồng thời hãy học cách nói “Không”, kết thúc cuộc trò chuyện và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.

    Nhiệm vụ không quan trọng và cũng không khẩn cấp (Cần được loại bỏ)

    Chỉ cần kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng, như lướt mạng xã hội, phim ảnh, chơi game, buôn chuyện… Để rồi, bạn nhận ra mình có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu quan trọng và ý nghĩa hơn.

    Tất nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ trên một cách hoàn toàn. Thế nhưng, bạn cần phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất, ít hơn hoặc bằng 5% trên tổng thời gian sinh hoạt là con số phù hợp.

    Khi có ý định thực hiện các hoạt động ở nhóm này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

    • Liệt kê những việc cần làm. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì hoàn thành đầu tiên.
    • Cố gắng mỗi hạng mục chỉ nên đặt tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên, bởi ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào cần hoàn thành.
    • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng giai đoạn ngày/tuần/tháng/năm.
    • Đừng để người khác khiến bạn bị phân tâm. Bạn chính là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc.
    • Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
    • Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không biết rằng mình muốn làm điều gì. Theo phương pháp của Eisenhower, hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình:
    1. Tôi đang làm việc vì cái gì?
    2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

    Những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất, quyết định việc phải làm và những việc cần loại bỏ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

    Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian. Khi sử dụng phương pháp này, chúng ta có thể phân loại rõ ràng các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học. Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần việc nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại.

    Điển hình, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị, bạn sẽ dễ dàng tránh khỏi những rắc rối có thể phát sinh. Khi có thể cân bằng được toàn bộ quá trình, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng. Nhìn chung, việc lên kế hoạch là ưu tiên hàng đầu. Dù có rơi vào trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể bình tĩnh, chủ động kiểm soát thay vì phản ứng thụ động.

    Kết luận, ma trận Eisenhower là một “chìa khóa vạn năng” để bạn hoàn thành công việc nhanh chóng. Đây còn là công cụ hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian hoặc không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu quan trọng.

    JobHopin Team

    --- Bài cũ hơn ---

  • Kỹ Thuật Phân Tích Trên Elisa
  • Giới Thiệu Về Kỹ Thuật Elisa
  • Xét Nghiệm Hiv Elisa Sau 6 Tuần Là Gì Và Kết Quả Chính Xác Không?
  • Hướng Dẫn Cách Đọc Kết Quả Xét Nghiệm Hiv Elisa Ag/ab Test Nhanh Sau 6 Tuần Kết Quả Âm Tính
  • Xét Nghiệm Hiv Nhanh 3 Phương Pháp Elisa
  • Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Eisenhower

    --- Bài mới hơn ---

  • Eat Clean Là Gì ? Làm Sao Để Thực Hiện Thực Đơn Eat Clean Đúng Cách ?
  • Áp Dụng Phương Pháp Clean
  • Clean Eating Vs Iifym : Cách Giảm Cân Nào Hiệu Quả Hơn?
  • Cùng Tìm Hiểu Về Phương Pháp Giảm Cân Bằng Chế Độ Eat Clean
  • 45 Thực Đơn Giảm Cân Eat Clean
  • Published on

    Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dành cho người quản lý.

    Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

    Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng

    1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

    2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

    3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

    4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

    1. 3. http://5soffice.com.vn Chuyên cho thuê văn phòng trọn gói Mr.Quang – 0944659937 – chuyên tư vấn cho thuê văn phòng Loại bỏ trước khi tối ưu hóa Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình. Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”. Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn. Như Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi” Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa. Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì. Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower: 1. Tôi đang làm việc vì cái gì? 2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Diệu Bảo Theo Trí Thức Trẻ
    2. 4. http://5soffice.com.vn Chuyên cho thuê văn phòng trọn gói Mr.Quang – 0944659937 – chuyên tư vấn cho thuê văn phòng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Với Phương Pháp Ma Trận Eisenhower
  • Teambuilding Là Gì? 18 Bước Tổ Chức Team Building Hoàn Hảo
  • Tổng Hợp Các Phương Pháp Building Link Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Điền First Name
  • Quản Lý Thời Gian Theo Phương Pháp Eisenhover
  • Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Với Phương Pháp Ma Trận Eisenhower

    --- Bài mới hơn ---

  • Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Eisenhower
  • Eat Clean Là Gì ? Làm Sao Để Thực Hiện Thực Đơn Eat Clean Đúng Cách ?
  • Áp Dụng Phương Pháp Clean
  • Clean Eating Vs Iifym : Cách Giảm Cân Nào Hiệu Quả Hơn?
  • Cùng Tìm Hiểu Về Phương Pháp Giảm Cân Bằng Chế Độ Eat Clean
  • Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA)và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

    Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

    Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

    Câu trả lời chính là phương pháp quản trị thời gian mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.

    Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

    Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: bạn sắp đứng chia sẻ trước 100 chủ doanh nghiệp, chỉ có vài ngày để hoàn thành nội dung bài chia sẻ, công việc ở doanh nghiệp cũng rất nhiều, gia đình cũng có nhiều sự kiện sắp diễn ra.

    Trước tình thế nhiều việc, bạn lo lắng, không biết làm việc gì trước, mọi thứ bắt đầu rối tung lên.

    Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

    Tại sao cần phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp?

    “Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower

    Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp.

    Việc quan trọng thường ít khẩn cấp, và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

      Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

    Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

    Làm thế nào để phân loại công việc vào các cấp độ ưu tiên đúng?

    Có 2 câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

    Tôi đang làm việc này vì mục đích gì? Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

    Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

    3 Bước sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

    liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

    1. Quan trọng khẩn cấp – nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.

    2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp – nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.

    3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác.

    4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được loại bỏ.

    Ưu tiên cấp độ 1 – Quan trọng và khẩn cấp

    Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

    2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…

    3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: soạn nội dung thuyết trình, gửi bản chào hàng….

    Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục Ưu tiên cấp độ 2.

    Ưu tiên cấp độ 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

    Ưu tiên cấp độ 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

    Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

    Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, thông báo trước từ khi bắt đầu cuộc gọi bạn chỉ có ….thời gian, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

    Ưu tiên cấp độ 4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

    Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

    Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

    9 mẹo quản trị thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

      Hãy viết kế hoạch ra giấy vào cuối ngày làm việc hoặc buổi tối hôm trước, tâm trí bạn sẽ thảnh thơi hơn và sẽ có một giấc ngủ ngon

    Ma trận Eisenhower có thể giúp ra quyết định hữu ích, gia tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

    Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục, có hiệu quả bằng phương pháp này thì không phải dễ dàng, cần phải có sự kiên trì.

    Chia sẻ bài viết này, nếu bạn thấy hữu ích!

    --- Bài cũ hơn ---

  • Teambuilding Là Gì? 18 Bước Tổ Chức Team Building Hoàn Hảo
  • Tổng Hợp Các Phương Pháp Building Link Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Điền First Name
  • Quản Lý Thời Gian Theo Phương Pháp Eisenhover
  • Quản Lý Thời Gian Theo Cách Của Eisenhower
  • Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Với Phương Pháp Ma Trận Eisenhower: Dồn Sức Vào Việc Quan Trọng Và Không Khẩn Cấp

    --- Bài mới hơn ---

  • Phương Pháp Bàn Tay Nặn Bột
  • Tính Giá Xuất Kho Theo Phương Pháp Bình Quân Gia Quyền
  • Khái Quát Chung Về Phương Pháp Bảo Toàn Electron
  • Phương Pháp Bảo Toàn Nguyên Tố
  • Cấy Chỉ Là Gì? Những Tác Dụng Của Phương Pháp Cấy Chỉ
  • Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả thì hãy tham khảo cách làm của Eisenhower thử xem.

    Eisenhower là ai?

    Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

    Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

    Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

    Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.

    Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

    Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giám đốc vào đầu tuần tới.

    Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn có không ít các đầu việc khẩn cấp khác trong Todo List cần phải giải quyết.

    Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.

    Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.

    Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

    Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower

    Việc quan trọng và việc khẩn cấp

    Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

    • Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

    Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

    Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

    Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

    Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

    Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau (Xem hình vẽ).

    1. Khẩn cấp và quan trọng – Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
    2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
    3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
    4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

    P1: Quan trọng, khẩn cấp

    P2: Quan trọng, không khẩn cấp

    P3: Không quan trọng, khẩn cấp

    P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên

    P1 – Quan trọng và khẩn cấp

    Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

    1. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…
    2. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình….

    Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

    P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

    P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

    Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

    Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

    P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

    Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

    Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

    4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

    • Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
    • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.
    • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
    • Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Bằng Phương Pháp Abcde
  • Thiết Lập Ưu Tiên Cho Công Việc Của Bạn Với Phương Pháp Abcde
  • Cách Để Biết Phương Pháp Điều Trị Tự Kỷ Aba Có Hại Hay Không
  • Phương Pháp Aba Là Gì? Các Bước Tiến Hành
  • Hệ Thống Phổ Nguyên Tử Hấp Thu (Aas)
  • 3 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

    --- Bài mới hơn ---

  • Học Ngay Ma Trận Quản Lý Thời Gian Của Thầy Lê Thẩm Dương!
  • Ma Trận Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
  • Cách Quản Lý Thời Gian Để Tối Ưu Hiệu Quả Công Việc?
  • So Sánh Các Phương Pháp Quản Lý Dự Án Phổ Biến Nhất Hiện Nay
  • Vận Dụng Hiệu Quả Mô Hình Kanban Trong Quản Lý Công Việc
  • Không giống như tiền, khi chúng ta có thể chi tiêu tiết kiệm để lưu trữ trong ngân hàng, hay két sắt thì thời gian lại không cho chúng ta khả năng đó. Vậy hãy áp dụng các phương pháp quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất.

    Phương pháp Ma trận Eisenhower

    Phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được việc gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên từ tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả. Để sử dụng phương pháp này bạn cần thực hiện các bước sau:

    : Liệt kê ra danh sách các công việc cần phải làm, lưu ý để không phải bỏ sót những công việc quan trọng, đặc biệt là những công việc không quan trọng nhưng lại phí thời gian.

    : cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau:

    1. Khẩn cấp và quan trọng: đây là những việc cần phải làm ngay lập tức

    2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp: những việc quan trọng được lên kế hoạch để làm sau này ví dụ như cưới vợ, mua xe, mua nhà,…

    3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: ví dụ như có điện thoại, nhân viên giao hàng tới và bạn cần ra nhận,….

    4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng: như tán gẫu với bạn bè, lướt mạng xã hội.

    Để dễ dàng quan sát những việc cần làm và khoa học hơn bạn có thể lập bảng công việc như hình sau:

    Ma trận Eisenhower

    P1: Quan trọng, khẩn cấp

    P2: Quan trọng, không khẩn cấp

    P3: Không quan trọng, khẩn cấp

    P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

    Phương pháp Ma trận Eisenhower giúp chúng ta biết được một hành động có thật sự cần thiết, hành động nào cần ưu tiên làm trước, hành động nào cần loại bỏ từ đó thời gian được sử dụng một cách thông minh và linh hoạt.

    Phương pháp Pomodoro

    Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian giúp nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Bản chất của phương pháp này chính là tạo ra những hộp thời gian và nguyên lý của nó cực kì đơn giản: Chia nhỏ công việc dài thành những khoảng thời gian nhỏ. Và khi hoàn thành cái khoảng nhỏ cũng đủ để khiến não bộ kích thích và có thêm năng lượng để chiến đấu nốt khoảng tiếp theo.

    Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

    Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

    1. Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
    2. Dành toàn bộ thời gian đã định để tập trung làm một việc duy nhất
    3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra lại công việc cho đến hết Pomodoro đó.

    Phương pháp pomodoro dành cho tất cả mọi người và thích hợp hơn cả cho những ai thường xuyên làm việc ở văn phòng. Một điều đặc biệt mà mình rút ra được là phương pháp này rất hiệu quả khi áp dụng với những công việc nhàm chán như học cái gì đó hay ngồi viết lách. Để hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc, bạn có thể tải các ứng dựng như: Marinara Timer, Tomighty, Pomodorable ,…về điện thoại hay máy tính. Hoặc bạn có thể mua một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro trên wedsite http://tomato-timer.com

    Đồng hồ điện tử Pomodoro Phương pháp xây dựng mục tiêu SMART thông minh

    S = Specitic: Đặt mục tiêu cần có tính cụ thể, phải rõ ràng

    M = Measureable: Chúng ta phải đo lường được công việc

    A = Achievable: Có tính khả thi, công việc có khả năng đạt được và chúng ta phải xử lý và kiểm soát được vì nếu chúng ta làm 1 công việc quá dài thì nó sẽ khiến chúng ta bị lãng phí thời gian.

    T = Time limit : Công việc nào cũng vậy chúng ta cần có quỹ thời gian hạn định, phải luôn luôn kiểm soát hạn định và kiểm soát giới hạn không để nó vượt quá thời gian của mình. Vì nếu không kiểm soát thời gian thì sẽ gây ảnh hưởng tới các đồng nghiệp và đôi khi gây ảnh hưởng tới công việc chung một cách nghiêm trọng.

    Chương trình được thiết kế một cách logic trải qua các module, sau khi kết thúc khóma học sẽ giúp….

    Cho các học viên

    – Nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Quản trị thời gian và Lập kế hoạch.

    – Có thói quen lập kế hoạch trước khi hành động.

    – Làm việc hiệu quả và tận hưởng cuộc sống hàng ngày.

    Cho Doanh nghiệp của bạn

    – Xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định

    – Hoạch định mục tiêu, kế hoạch hoạt động sản xuất trong các giai đoạn

    – Xây dựng văn hóa làm việc tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

    Để tham gia khóa học bạn chỉ cần truy cập: https://smartrain.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-38.html Mọi thông tin xin liên hệ :

    Hệ thống đào tạo trực tuyến thông minh SMARTRAIN.VN

    Hotline: 0918 924388

    Email: [email protected]

    Bản quyền thuộc: Viện Quản trị Tài chính AFC

    Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà NO6B1, Phố Thành Thái, Cầu Giấy, Hà Nội

    Tel: +84 4 6282 7682

    Fax: +84 4 6282 7683

    --- Bài cũ hơn ---

  • 2 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Để Tăng Năng Suất Và Sự Tập Trung
  • 20 Cách Giúp Bạn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả (Phần 1)
  • 5 Cách Giúp Nhà Quản Lý Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
  • Muốn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả, Hãy Chú Ý 7 Điều Sau
  • Quản Lý Bản Thân Tốt Hơn Với 5S + 4D
  • 2 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Để Tăng Năng Suất Và Sự Tập Trung

    --- Bài mới hơn ---

  • 3 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
  • Học Ngay Ma Trận Quản Lý Thời Gian Của Thầy Lê Thẩm Dương!
  • Ma Trận Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
  • Cách Quản Lý Thời Gian Để Tối Ưu Hiệu Quả Công Việc?
  • So Sánh Các Phương Pháp Quản Lý Dự Án Phổ Biến Nhất Hiện Nay
  • Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của con người. Tất chúng ta đều có 24 giờ trong 1 ngày. Tại sao lại có người luôn làm được rất nhiều việc trong một ngày, mà người khác lại cảm thấy thời gian trôi hối hả, luôn bận rộn và cảm thấy không đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ?

    1. Phương pháp quả cà chua Pomodoro

    Là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc/học tập, tăng sự sáng tạo được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980. Hiện tại, rất nhiều người trên thế giới sử dụng phương pháp này và nhận thấy sự nâng cao hiệu suất công việc đáng kể, tăng cường chất lượng công việc và giảm thiểu lỗi sai.

    Lý do phương pháp này gọi là Pomodoro là do ông F.C khi sáng tạo ra phương pháp này đã sử dụng 1 chiếc đồ hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

  • Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
  • Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian. Nên kết hợp các công cụ trên máy tính giúp loại bỏ xao nhãng
  • Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều.
    • Truy cập trang web: https://tomato-timer.com/
    • Công cụ extension cho trình duyệt Google Chrome:
    • Forest: Stay focused and be psent (Vừa block các website mạng x hội, vừa là timer)
    • Ứng dụng trên IOS/Android
      • Focus Keeper
      • Forest: Stay focused and be psent

    2. Phương pháp ma trận Eisenhower để đạt năng suất cao

    Là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc/nhiệm vụ một cách khoa học để nâng cao hiệu suất làm việc. Phương pháp này được nghiên cứu và giới thiệu bởi Tổng thống Mỹ đời thứ 34, Eisenhower.

    Chúng ta thường ưu tiên dành thời gian cho những việc cận kề deadline thay vì tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn nhưng không quá khẩn thiết. Sử dụng phương pháp này sẽ giúp các bạn đánh giá mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ một cách có hệ thống, không theo cảm tính. Từ đó bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định cần ưu tiên làm việc gì trước, việc gì sau.

    Các bước thực hiện phương pháp Eisenhower:

    VD:

    Phân loại các nhiệm vụ theo 4 loại sau đây

    --- Bài cũ hơn ---

  • 20 Cách Giúp Bạn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả (Phần 1)
  • 5 Cách Giúp Nhà Quản Lý Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
  • Muốn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả, Hãy Chú Ý 7 Điều Sau
  • Quản Lý Bản Thân Tốt Hơn Với 5S + 4D
  • Hướng Dẫn Cách Quản Lý Tiền Bằng 6 Cái Hũ
  • 7 Phương Pháp Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên Cho Công Việc

    --- Bài mới hơn ---

  • 21 Nguyên Tắc Để Hoàn Thành Công Việc Hiệu Quả
  • Các Nguyên Tắc Của Pp Bàn Tay Nặn Bột
  • Tính Giá Xuất Kho Hàng Hóa Theo Phương Pháp Bình Quân Gia Quyền
  • Biện Chứng Là Gì? :: Suy Ngẫm & Tự Vấn :: Chúngta.com
  • Biện Chứng, Phép Biện Chứng Là Gì? Siêu Hình? 2 Nguyên Lý, 3 Quy Luật Và 6 Cặp Phàm Trù Trong Triết Học Duy Vật Biện Chứng Cần Nắm
  • Một trong những thử thách lớn nhất khi làm việc là tìm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm. Khối lượng công việc ngày càng phình ra và cái gì trông cũng quan trọng cả. Nhưng thực tế, rất nhiều việc bạn làm mỗi ngày thật ra là không cần thiết (ít nhất không cần ngay lập tức).

    Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.

    Sắp xếp thứ tự ưu tiên nghe thì có vẻ đơn giản (bạn chỉ cần biết cần phải làm gì rồi sắp xếp chúng lại thôi) nhưng thật ra cực kỳ khó nhằn.

    Không có phương pháp nào phù hợp cho mọi hoàn cảnh. Hãy tìm cách sắp xếp công việc ưu tiên phù hợp nhất với bản thân, đội nhóm, hay doanh nghiệp của riêng bạn.

    Công việc của bạn được phân cấp. Có những thứ cần làm trong hôm nay, sau đó là công việc trong tuần và trong tháng.

    Tuy vậy, không phải ai cũng tạo được một danh sách nhất quán. Nhiều người thường đầu tư vào những việc “có vẻ” gấp trong ngày mà hoàn toàn quên rằng nó chẳng giúp bạn tiến gần đến các nhiệm vụ lớn hơn chút nào cả. Vì vậy, trước khi học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, bạn nên tập tổng hợp mọi thứ lại trước.

    Hãy bắt đầu bằng một Master List. Bạn có thể dùng một văn bản, một ứng dụng hay thậm chí một mảnh giấy để ghi lại mọi công việc đang làm và sắp làm.

    Khi đã có danh sách mọi việc cần làm trong tay thì đó là lúc bạn chia chúng thành mục tiêu hằng tháng, hằng tuần, rồi hằng ngày.

    Như nhà tư vấn về năng suất công việc Brian Tracy giải thích, danh sách hằng tháng của bạn cần được rút ra từ Master List rồi cứ thế mà tiếp tục xuống các cấp nhỏ hơn. Như vậy, bạn có thể chắc rằng nhiệm vụ hằng ngày của mình đi theo những mục tiêu lớn hơn.

    Nhưng đừng để bị sa đà vào những công việc ấy. Đúng là việc check từng mục trong danh sách thỏa mãn thật đấy, nhưng bạn phải nhớ rằng mình cần ưu tiên những công việc mang lại hiệu quả cao hơn.

    Hãy luôn nhớ định lý Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20): 20% công sức của bạn tạo ra đến 80% kết quả. Hãy tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa.

    Ở trên chúng ta đã nói là mọi người nên ưu tiên những việc mang lại nhiều hiệu quả nhất, nhưng cụ thể bằng cách nào?

    Nhiều khi bạn phải dựa vào kinh nghiệm. Tuy nhiên, Ma trận Eisenhower là một công cụ tuyệt hảo nếu bạn đang không biết phải bắt đầu từ đâu.

    Ma trận này được phát triển bởi cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó là một hình vuông được chia thành 4 ô vuông nhỏ giúp bạn phân loại công việc theo mức độ “khẩn cấp” và mức độ ” quan trọng”.

    Nói đơn giản thì việc “khẩn cấp” là những việc bạn thấy cần phải được xử lý ngay tức khắc, ví dụ như email, điện thoại, tin nhắn hoặc tin tức; còn việc “quan trọng” là những việc có đóng góp vào mục tiêu, nhiệm vụ dài hạn của bạn.

    Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy cân nhắc xem việc nào thuộc ô nào rồi xử lý cho phù hợp:

    • Khẩn cấp và quan trọng: làm sớm nhất có thể
    • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch cho chúng
    • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: chuyển cho người khác làm
    • Không quan trọng và không khẩn cấp: gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt

    Đôi lúc, dù cố gắng đến mức nào, bạn vẫn còn một danh sách dài ngoằng những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp cần phải hoàn thành. Khi đó, bạn cần tìm cách đào sâu hơn để thấy được ý nghĩa thật sự của chúng.

    Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được sáng tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp ưu tiên đơn giản đến không ngờ.

    • Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
    • Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
    • Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
    • Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
    • Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.

    Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách.

    Mặc dù Phương pháp Ivy Lee là biện pháp tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, vẫn còn một câu hỏi lớn: Làm sao bạn biết được việc nào là “thật sự quan trọng”?

    Ẩn số lớn nhất trong việc sắp xếp ưu tiên công việc là xếp hạng những việc có vẻ đều quan trọng như nhau.

    Đây là nơi để Phương pháp ABCDE của Brian Tracy phát huy. Thay vì xếp tất cả những việc đó vào cùng một cấp ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia từng việc ra ít nhất 2 cấp bậc khác nhau.

    • Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
    • Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
    • Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.

    Phương pháp này trông có vẻ đơn giản nhưng trong phần lớn trường hợp, bạn gần như không thể phân biệt giữa việc A3 và việc B1. Dù vậy, việc gán cho mỗi mục nhiều cấp bậc ưu tiên khác nhau giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng.

    Một khi bạn đã liệt kê được những công việc quan trọng nhất, bước tiếp theo là chọn cách bắt đầu ngày mới.

    Cách bạn bắt đầu một ngày sẽ quyết định bầu không khí của cả ngày hôm đó. Thông thường, nếu việc đầu tiên bạn làm trong ngày là một việc khó nhằn nhưng quan trọng, nó sẽ tạo động lực, khơi nguồn cảm hứng và truyền năng lượng để bạn đi tiếp.

    Đó là lý do tại sao rất nhiều chuyên gia về hiệu suất làm việc đề nghị bạn nên lao vào làm công việc quan trọng nhất (Most Important Task – MIT) khi bắt đầu một ngày – như câu nói lừng danh của Mark Twain:

    Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc mỗi ngày, hãy cố xếp những “con ếch sống” đó lên đầu danh sách của bạn.

    Dù mỗi ngày bạn có làm việc hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cũng hóa vô nghĩa nếu bạn nhắm sai đích. Vì vậy, bạn nên tái đánh giá định kỳ những mục tiêu và ưu tiên dài hạn để chắc rằng mình vẫn đang đi đúng hướng.

    Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp rất hay để làm điều đó.

    • Đầu tiên, bạn hãy viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của mình. Đó có thể là mục tiêu cuộc đời, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ thứ gì bạn muốn làm.
    • Tiếp theo, khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó.
    • Cuối cùng, những mục tiêu bạn không khoanh tròn sẽ bị xếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì gắng hoàn thành những mục tiêu đó trong thời gian rảnh, hãy chủ động tránh xa chúng bởi đó là những việc đủ quan trọng để phân tán sự chú ý của bạn nhưng không giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.

    Khi làm những bài tập sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, hãy luôn nhớ rằng bạn cần phải linh hoạt. Không ai có thể biết trước tương lai và những kế hoạch ưu tiên đó cũng chỉ dựa trên dự đoán mà thôi.

    Đôi khi bạn thấy những dự đoán của mình khi xếp thứ tự ưu tiên đã thay đổi. Lúc đó thì khó mà không thất vọng, nhưng đừng để sự thất vọng đó bóp méo đánh giá của mình.

    Con người chúng ta rất dễ mắc phải ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy) – một hiện tượng tâm lý khi bạn thấy mình cần phải làm tiếp chỉ vì mình đã lỡ đổ công sức và thời gian cho việc đó rồi. Nhưng thực tế là bất kể bạn đã dành thời gian để làm gì, bạn vẫn không bao giờ có lại khoảng thời gian đã mất. Thời gian dùng để làm tiếp những việc ưu tiên sai chỉ bị phí hoài vô nghĩa.

    Có nhiều lúc bạn nên dành công sức để đổi thuyền thay vì cố sửa một con thuyền mục. Ai giúp tôi dịch cụm từ này với: “sunk cost fallacy” ?

    Khi bạn có một danh sách ưu tiên tử tế rồi thì đảm bảo bạn sẽ có một ngày làm việc tuyệt vời. Cảm giác kết thúc ngày và nhìn lại những việc quan trọng mình đã làm xong mới vui sướng làm sao, nhưng không phải lúc nào cũng làm được như vậy.

    Nhiều việc ngốn nhiều thời gian hơn dự tính. Thi thoảng lại bị gián đoạn, rồi họp hành và chat chiếm gần hết một ngày. Vậy nên, tuy biết cách ưu tiên những việc quan trọng nhất là rất tốt, bạn phải thực tế về lượng công việc có thể hoàn thành được. Chỉ khi đó, bạn mới kết thúc một ngày làm việc bằng cảm giác thỏa mãn với những gì đã làm và sẵn sàng tận hưởng khoảng thời gian nghỉ ngơi xứng đáng.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Phương Pháp Aba Là Một Phương Pháp Can Thiệp Đối Với Trẻ Tự Kỷ
  • Tìm Hiểu Về Cách Điều Trị Sùi Mào Gà Bằng Ala Pdt
  • So Sánh Phương Pháp Truyền Thống Với Phương Pháp Ala
  • “ứng Dụng Phương Pháp Analytical Hierarchy Process (Ahp) Của Saaty Trong Nghiên Cứu Phân Vùng Thích Nghi Cho Cây Trồng”
  • Hiểu Đúng Về Phương Pháp Montessori
  • Phương Pháp “quả Cà Chua” Pomodoro Để Làm Việc Hiệu Quả

    --- Bài mới hơn ---

  • Bài 1,2,3,4,5 Trang 82,83 Sgk Đại Số Và Giải Tích 11: Phương Pháp Quy Nạp Toán Học
  • Skkn Thi Gvdg Pp Quy Đổi
  • Phương Pháp Quy Đổi Hỗn Hợp Về Các Cụm Nguyên Tố
  • Hóa Học: Phương Pháp Quy Đổi Hỗn Hợp Về Các Nguyên Tố
  • Phương Pháp Ra Quyết Định Quản Trị Hoàn Hảo
  • Trong thời đại mỗi người có quá nhiều thứ để làm, hàng trăm áp lực đè nặng lên vai và vẫn với quỹ thời gian 24 tiếng/ngày thì làm thế nào để có thể tập trung với công suất tối đa, hiệu quả cao và hạn chế stress ở mức tối thiểu là điều mà đa phần ai cũng mong tìm được giải pháp.

    Bạn có thấy thời sinh viên có thể thức 4,5 tiếng liên tục để ngồi xem phim hay viết tài liệu nhưng càng lớn thì khả năng càng kém hẳn đi không? Thậm chí, để tập trung được trong 30 phút cũng là điều rất khó với nhiều người?

    Một số người có “khả năng” thức trắng đêm hay làm việc liên tục 12 tiếng đồng hồ vào ban ngày nhưng sau đó, lại rơi vào trạng thái “nửa tỉnh nửa mê” và phải ngủ bù để “hồi sức”. Rõ ràng thì thói quen này cũng chẳng thể đảm bảo hiệu quả cho bạn được, thậm chí còn dễ khiến công việc bị chất đống. Nhiều người gọi đây là hiện tượng “phấn khích ảo”, nghĩa là có thể làm việc với tinh thần hăng say chỉ tại một thời điểm nhất định mà thôi.

    Nếu cũng đang rơi vào tình trạng trên thì bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt – có thể quen thuộc với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết. Đó chính là Pomodoro, hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp “quả cà chua”, do Francesco Cirillo phát triển.

    Nguồn gốc của phương pháp ?

    Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

    Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

    Phương pháp Pomodoro phù hợp với ai?

    Phương pháp quả cà chua phù hợp với những nhà phát triển, thiết kế hay bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo….

    Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là Pomodoro không thể được sử dụng bởi những người làm việc trong lĩnh vực khác. Bất cứ ai đang bị “bội thực” hay có một đống công việc đang cần được giải quyết và cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì “quả cà chua” đều phát huy tác dụng.

    Câu chuyện tuyển thợ cưa cây

    Chuyện kể rằng có chàng trai to khỏe nghe tin bà chủ khu rừng nọ tuyển thợ cưa. Anh tới ứng tuyển thì thấy “đối thủ” của mình là một bác nhìn như người lùn.

    Tới ngày thi, bà chủ đưa cho mỗi người một cái cưa và hai người sẽ ở hai mảnh rừng khác nhau để thử thách. Chàng trai tin chắc phần thắng trong tay mình và hì hục cưa ngày cưa đêm không ngừng nghỉ. Điều làm chàng băn khoăn nhất là rất nhiều lúc trong ngày, thấy bác thợ lùn vác cưa đi ngang qua với tách trà nóng hổi, vừa đi vừa huýt sáo và lúc nào cũng tươi cười. Chàng nghĩ bụng: “Đã già, lùn, lại còn… lười. Ta mặc kệ, phần thắng ắt hẳn về ta”.

    Hết thời gian, bà chủ tới nghiệm thu và thông báo kết quả. Bác lùn kia được chọn. Chàng trai bực lắm và quyết hỏi bà chủ cho ra nhẽ. Bà chủ đáp rằng: “Bác kia cưa được gỗ nhiều gấp rưỡi anh!”

    Chàng trai suy nghĩ mãi vẫn không thể lý giải nổi vì sao “người đàn ông vừa lùn vừa lười” kia lại có thể thắng mình nên đã quyết định tới hỏi chuyện. “Này, bác ăn trộm gỗ của tôi hả? Bác lười thế sao mà nhiều gỗ hơn tôi được?”

    Bác lùn cười lớn rồi giải thích rằng khi chàng ta cưa hì hục như thế mà không nghỉ, lưỡi cưa sẽ ngày càng cùn, hiệu suất sẽ ngày càng giảm. Còn bác cứ cưa khoảng một tiếng, lại xách cưa ra bờ suối ngồi mài, nhờ đó mà lưỡi cưa luôn sắc bén, giúp bác cưa nhanh hơn mà không mất quá nhiều sức.

    Áp dụng phương pháp Pomodoro như thế nào?

    Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

    Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

    Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.

    Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.

    Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút

    Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.

    Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

    Ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc

    1. Truy cập vào trang web http://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

    2. Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Nhìn chung, cách sử dụng khá giống với Tomato Timer.

    3. Tomighty (Win/Mac/Linux) là phần mềm đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.

    4. Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như các công cụ khác. Tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn các thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, SimplePomodoro cũng tương thích với Google Tasks.

    5. Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.

    Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là Pomodoro là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, tránh mệt mỏi chứ không hẳn sẽ giúp bạn quản lý thời gian. Do vậy, bạn có thể kết hợp với các kỹ thuật khác như phương pháp Ma trận Eisenhower để có thể kiểm soát tốt hơn mọi thứ trong cuộc sống.

    Một điều chắc chắn là khi mới bắt đầu, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn, chẳng hạn như phải mất đến 5 hoặc 6 Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc hay chưa tập trung hoàn toàn. Bởi lẽ, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng .Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả.

    Nếu bạn muốn tậu luôn 1 quả cà chua Pomodoro về dùng thì lên các trang TMĐT như Lazada, Tiki, Sendo, Shopee đều có bán đấy.

    Quả cà chua Pomodoro giúp làm việc hiệu quả hơn.

    Vì thành công và hạnh phúc của bạn,

    Giang Dinh

    --- Bài cũ hơn ---

  • “vượt Vũ Môn” Với Phương Pháp 5 “t”
  • Học Qua Trải Nghiệm Hiệu Quả Theo Phương Pháp 5T
  • Cách Giúp Trẻ Phát Triển Ngôn Ngữ Tại Nhà
  • Chuyên Đề: Phát Triển Ngôn Ngữ Cho Trẻ Mầm Non
  • Phát Triển Ngôn Ngữ Mạch Lạc Cho Trẻ Mẫu Giáo
  • Cách Quản Lý, Sắp Xếp Thời Gian Tối Ưu Theo Phương Pháp Của Dwight D.eisenhover

    --- Bài mới hơn ---

  • 5 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Nhất
  • Một Số Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Đạt Hiệu Quả
  • Áp Dụng Ma Trận Quản Lý Thời Gian
  • Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Và Sắp Xếp Công Việc
  • Quản Lý Thời Gian Bằng Phương Pháp Smart
  • Nếu chúng ta không quản lý thời gian, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối như mớ bòng bong. Chúng ta sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Đây là một trong những kĩ năng hàng đầu mà mỗi người chúng ta cần phải thành thạo.

    Tiết kiệm thời gian một cách rất đáng kể

    Chưa cần tới Hãy tưởng tượng với 21 năm đó bạn sẽ làm được những gì! Chỉ cần bạn học tiếng anh thôi cũng đã là một sự khác biệt lớn!

    Polyphasic Sleep bạn cũng có thể có thêm rất nhiều thời gian.

    Kiểm soát cuộc đời của chính bạn

    Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh ” nước tới chân mới nhảy“. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì ” hạn chót“. Hiệu quả công việc của bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn. Bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn, mục tiêu của bạn sẽ được hoàn thành sớm hơn những ai không để ý tới quản lý thời gian.

    Bạn sẽ có một cuộc sống hoàn thiện hơn, khi vừa hoàn thành tốt công việc, vừa có thời gian phục vụ các sở thích nho nhỏ như chơi thể thao, du lịch, thư pháp, học tiếng pháp, tiếng nhật…

    Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không để sống một cuộc đời đầy ý nghĩa.

    Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công việc (Ma trận Eisenhower)

    Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

    P2: Quan trọng, không khẩn cấp

    P3: Không quan trọng, khẩn cấp

    P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

    Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

    P1 – Quan trọng, khẩn cấp

    Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

    Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

    Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…

    Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…

    Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

    Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

    P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

    Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:

    Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!

    P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

    Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khósắp xếp hay kiểm soát được chúng.

    • Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
    • Tin nhắn từ đám bạn.
    • Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

    Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.

    P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

    Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

    Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

    Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này bạn sẽ tận hưởng được cảm giác hoàn thành công việc, rất tuyệt vời.

    Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:

    • My Misson: Thiết lập sứ mệnh
    • My Influence: Loại bỏ những xao nhãng
    • Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống
    • Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần

    *Cho những ai thích sự đơn giản

    Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc.

    Có những việc không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên. Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau.

    Ví dụ: Xem phim được xếp vào:

    Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng anh thì hãy xếp vào P2 Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng. Tạo Flash Card cho từ đó. Nghe đi nghe lại những chỗ chưa nghe được. Học các nối âm, đọc lướt trong phim. Học văn hóa của họ. Bạn có thể cần tải phụ đề để hỗ trợ nghe khi cần. P2.

    Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang chinh phục mục tiêu. Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng sa đà.

    Cám ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.

    Nguyễn Viết Vũ – chúng tôi

    --- Bài cũ hơn ---

  • Áp Dụng Phương Pháp 6 Sigma Trong Quản Lý Năng Suất Chất Lượng
  • Quy Tắc 6 Chiếc Lọ: Bí Quyết Quản Lý Tiền Thông Minh & Dễ Thực Hiện
  • Phương Pháp Quản Lý Tiền Theo Nguyên Tắc 6 Chiếc Hũ
  • Đại Cương Quản Lý, Quản Lý Y Tế
  • Quản Trị Website Là Gì ? Hướng Dẫn Cho Người Mới Bắt Đầu
  • Kanban Calendar: Phương Pháp Quản Lý Công Việc Đơn Giản Nhất

    --- Bài mới hơn ---

  • Phương Pháp Phát Triển Phần Mềm: Truyền Thống Và Agile
  • Phương Pháp Scrum Vs Phương Pháp Kanban
  • Phương Pháp Quản Lý Dự Án Agile
  • Các Mô Hình Xác Định Chi Phí Logistics Đối Với Doanh Nghiệp
  • Phân Tích Abc Và Xyz Mang Lại Hiệu Quả Như Thế Nào Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho
  • Kanban calendar là sự kết hợp giữa Kanban cá nhân, GTD’s Tickler file và Ma trận Eisenhower để tạo ra một ứng dụng quản lý công việc phù hợp nhất với bạn.

    Kanban giúp bạn thấy được toàn cảnh công việc

  • Việc mà tôi sẽ phải làm
  • Việc mà tôi sẽ làm trong ngày hôm nay, và
  • Việc mà đã có kế hoạch/hạn chót cụ thể, phải hoàn thành trước một ngày nhất định
  • Nguyên lý 1: Trực quan hóa luồng công việc

    Vậy Kanban Calendar thực sự là gì?

    Tôi muốn tạo ra một ứng dụng quản lý công việc mà giúp tôi thấy được tất cả những công việc cần làm theo hạn chót một cách trực quan:

    Một Kanban Calendar đơn giản là một bảng Kanban kết hợp với một lịch trên môi trường máy tính, dùng các công cụ trên máy tính, ứng dụng trên điện thoại. Nó vô cùng đơn giản – bạn sẽ thấy nó là một trong số những hệ thống quản lý công việc “tinh gọn nhất” mà mình từng dùng (cho từ những dự án phức tạp đến những công việc vụn vặt đơn giản hàng ngày). David Allen, trong cuốn sách “Hoàn thành mọi việc không hề khó” viết về GTD (Getting Things Done ), coi calendar như một vật thiêng liêng, chỉ được đưa những công việc có ngày giờ cụ thể vào calendar. Với Kanban Calendar thì những công việc đưa vào phần “Calendar” không nhất thiết phải có thời gian chính xác. Calendar ở đây đóng vai trò như một hệ thống nhớ “tickler file“, hệ thống nhắc ta về các công việc cần hoàn thành tại ngày cụ thể trong tương lai gần.

    “Tinh gọn” là gì, và điều gì khiến Kanban Calendar tinh gọn?

    Khái niệm “tinh gọn(lean)” nghĩa là hiệu suất cao hơn, làm việc thông minh hơn (work smarter), làm nhiều việc hơn với ít công sức hơn (do more with less), tập trung vào điều thực sự quan trọng, loại bỏ những điều không tạo ra giá trị, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực… Hệ thống Kanban cá nhân vốn là một hệ thống tinh gọn (lean system), nhưng nó vẫn có thể tinh gọn hơn nữa với hệ thống Kanban Calendar nhờ loại bỏ được việc sắp xếp lại danh sách công việc hàng ngày hoặc hàng tuần thường thấy ở các hệ thống Kanban. Nguyên lý cốt lõi thứ 2 của Kanban cá nhân giúp ta hiểu rõ hơn điều này:

    Nguyên lý 2: Giới hạn “Việc đang làm”

    Trong thuật ngữ Kanban, bạn “kéo” công việc từ vùng “Backlogged” sang phần “Today” khi bắt đầu làm công việc đó. Nếu bạn có quá nhiều việc, bạn có thể “đẩy” một công việc ngược lại vùng “Backlogged”. Nếu làm vậy, ta sẽ đều đặn mất công sắp xếp “Backlogged” khi vùng “Backlogged” có quá nhiều công việc.

    Với vùng Calendar, bạn có thể chuyển các công việc không quá khẩn cấp và quan trọng vào một ngày khác thay vì chuyển lại vùng “Backlogged”. Ngày khác đó thường là ngày hôm sau hay vài ngày sau. Phần còn lại của Calendar dùng để trực quan hóa những công việc định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng như các hóa đơn, họp định kỳ,… Khi đến đúng ngày, ta lại kéo công việc vào vùng Today. Khi có thêm vùng Calendar, vùng “Backlogged” trở thành kho chứa cho các “hành động tiếp theo” để kéo vào vùng “Today” khi cần.

    Xếp thứ tự ưu tiên

    Chúng ta đều muốn tận dụng tốt thời gian và năng lực của mình để làm những việc thực sự quan trọng. Để làm được điều đó ta cần xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình.

    Có lẽ nhiều người đã biết đến Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Covey Quadrants hoặc Time Management Grid. Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã từng nói: ” Việc quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và việc khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng “. Câu nói này được nhiều người biết đến và được phân tích kĩ trong cuốn sách “Bảy thói quen hiệu quả” của Stephen Covey.

    Ngoài ra còn nhiều cách khác để xếp ưu tiên các công việc. Nhưng tôi thích cách dùng Ma trận Eisenhower nhất. Bạn có thể tham khảo hình phía dưới cách tôi kết hợp Ma trận Eisenhower vào Kanban Calendar. Tôi đã chuyển cấu trúc ma trận thành 4 cột tương ứng.

    Mọi người có thể tùy biến Kanban Calendar cho phù hợp với nhu cầu của mình: có thể bỏ cột số 4 đi, thêm cột waiting/holding,…

    Hi vọng qua bài viết này bạn biết thêm được một phương pháp để quản lý công việc của mình hiệu quả hơn.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quản Lý Trong Doanh Nghiệp Theo Phương Pháp Agile
  • Agile Là Gì Và Cách Xây Dựng Nhóm Agile Development Thành Công
  • Hướng Dẫn Từng Bước Triển Khai Agile Marketing
  • Scrum Là Gì? Agile Là Gì? Các Công Cụ Scrum Cần Biết
  • Những Lợi Ích Từ Phương Pháp Ghép Răng Implant Là Gì? Bạn Biết Chưa
  • Tin tức online tv