Top 2 # Phương Pháp Quản Lý Dòng Tiền Doanh Nghiệp Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend | Sansangdethanhcong.com

Quản Trị Dòng Tiền Trong Doanh Nghiệp Và Phương Pháp Lập Kế Hoạch Dòng Tiền

Quản trị dòng tiền hiệu quả hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của cả một doanh nghiệp. Vậy phải quản trị dòng tiền của doanh nghiệp như nào? Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là gì

Quản trị dòng tiền hay quản lý dòng tiền là hoạt động hoạch định và tổ chức điều khiển để cân đối dòng tiền ra, vào theo yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp nhằm tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp.

Xét theo thời hạn phát sinh dòng tiền có thể chia dòng tiền của một doanh nghiệp thành 2 loại là dòng tiền dài hạn và dòng tiền ngắn hạn. Chính vì vậy, công việc quản trị dòng tiền cũng được chia thành quản trị dòng tiền ngắn hạn và quản trị dòng tiền dài hạn.

Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Quản trị dòng tiền một cách hiệu quả là yêu cầu cực kì bức thiết, quyết định trực tiếp đến sự sống còn của cả một doanh nghiệp.

Sự thiết hụt tiền mặt ở mức độ nghiêm trọng, ví dụ như nợ đến hạn phải trả cho ngân hàng hoặc nhà cung cấp nhưng doanh nghiệp không có tiền mặt sẵn sàng để thanh toán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị khởi kiện và yêu cầu tuyên bố phá sản, bất chấp các áo cáo tài chính gần nhất của doanh nghiệp đang kinh doanh có lãi.

Quản trị dòng tiền đóng vai trò quan trọng trong sự tồn vong của doanh nghiệp

Ngược lại, sự dư thừa tiền mặt ở vốn của doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc tiền mặt không được sử dụng hiệu quả và đúng lúc, dẫn đến sự lãng phí trong khi doanh nghiệp phải vay vốn ngân hàng hoặc các quỹ tín dụng với lãi suất cao. Điều này một lần nữa sẽ thể hiện sự yếu kém trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp.

Chính vì vậy, cần phải có sự hoạch định điều khiển sự vận động ra vào của dòng tiền phát sinh trong quá trình hoạt động đảm bảo sự cân đối, ăn khớp giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Phương pháp lập kế hoạch dòng tiền của doanh nghiệp

Khái niệm lập kế hoạch dòng tiền

Lập kế hoạch dòng tiền là việc dự kiến trước dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp phát sinh trong một thời kì nhất định trong tương lai nhằm xác định số tiền thừa, thiếu và đưa ra những biện pháp nhằm tạo ra sự cân bằng thu, chi bằng tiền của doanh nghiệp.

Phương pháp lập kế hoạch dòng tiền

Các bước lập kế hoạch dòng tiền Bước 1: Dự báo dòng tiền vào

Để thuận tiện cho việc dự đoán và lập kế hoạch, người ta có thể chia dòng tiền vào của doanh nghiệp thành 3 loại:

– Dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh: Dòng tiền này chủ yếu nhận được từ hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp như tiền thu bán hàng từ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tiền thu hồi nợ phải thu từ khách hàng…

Cơ sở để dự báo dòng tiền hoạt động kinh doanh là thường căn cứ vào diễn biến quy luật bán hàng, thể thức thanh toán và thời điểm thanh toán của người mua với doanh nghiệp, chính sách bán chịu, chính sách chiết khấu thanh toán thu hồi sớm tiền hàng của khách hàng.

– Dòng tiền vào từ hoạt động đầu tư: Bao gồm các khoản tiền thu hồi từ các khoản đầu tư, tiền lãi từ các hoạt động đầu tư vào các đơn vị khác, tiền thu do nhượng, bán, thanh lý tài sản cố định, tiền thu hồi cho vay, tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.

Cơ sở dự báo dòng tiền này là xuất phát từ dự kiến hoạt động thanh lý tài sản cố định, chính sách thu hồi vốn đầu tư tài chính.

– Dòng tiền vào từ hoạt động đầu tư tài chính: Bao gồm các khoản tiền do các chủ sở hữu góp thêm vốn bằng tiền, tiền huy động được từ việc vay vốn, phát hành cổ phiếu.

Cơ sở để dự báo dòng tiền này là xuất phát từ khả năng vay nợ mới, chiến lược phát hành chứng khoán để huy động vốn.

Bước 2: Dự đoán dòng tiền ra Dự đoán dòng tiền ra vào

Dòng tiền ra bao gồm toàn bộ các khoản chi tiêu bằng tiền phát sinh từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chúng ta có thể chia thành 3 loại:

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động kinh doanh là dựa vào quy luật mua hàng và trả nợ, dự toán về quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay và thuế phải nộp dự kiến. Bên cạnh đó, cần căn cứ vào các chính sách dự trữ hàng tồn kho, chính sách mua chịu…

– Dòng tiền ra từ hoạt động đầu tư: Bao gồm các khoản tiền chi tiêu cho việc xây dựng và mua sắm tài sản cố định, tiền đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp (tiền đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, tiền cho vay…

Cơ sở để dự báo dòng tiền này là xuất phát từ nhu cầu đầu tư tài sản cố định cho hoạt động của doanh nghiệp, chiến lược đầu tu góp vốn ra ngoài, chiến lược mua cổ phiếu, trái phiếu…

– Dòng tiền ra từ hoạt động tài chính: Bao gồm các khoản tiền trả nợ gốc đã vay đến kỳ thanh toán, tiền trả nợ thuê tài chính, tiền lãi trả cho các nhà đầu tư vốn vào doanh nghiệp như trả cổ tức, tiền mua lại cổ phiếu của công ty đã phát hành…

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động tài chính là xuất phát từ nhu cầu trả nợ theo các hợp đồng tín dụng hiện hành, từ chính sách phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bước 3: Tính dòng tiền thuần của doanh nghiệp

Dòng tiền thuần là chênh lệch giữa dòng tiền vào so với dòng tiền ra của doanh nghiệp trong cùng kỳ.

Bước 4: Xác định số tiền dư cuối kỳ và số tiền thừa hoặc thiếu

Kết hợp với số tiền tồn đầu kỳ, chúng ta có thể xác định số tiền cuối kỳ theo công thức:

Số tiền tồn cuối kỳ = Số tiền tồn đầu kỳ + Dòng tiền thuần trong kỳ

Từ đó đối chiếu với số dư tiền cần thiết, xác định số vốn bằng tiền dư thừa hay thiếu hụt bằng chênh lệch giữa các số tiền cuối kỳ với số dư tiền cần thiết.

Bước 5: Đưa ra các giải pháp thích hợp để xử lý số tiền thừa hoặc thiếu

Trường hợp thiếu hụt vốn bằng tiền cần xem xét, cân nhắc sử dụng các biện pháp thích hợp nhằm đi tới sự cân bằng về dòng tiền như xem xét khả nằn vay vốn, tăng khả nằn thu hồi nợ và thắt chặt hơn các khoản chi tiêu bằng tiền… Trên cơ sở đó xem xét sự cân bằng mới về thu và chi bằng tiền.

Trường hợp dư thùa vốn bằng tiền cần chủ động xem xét khả năng sử dụng tiền đầu tư một cách thích hợp để tăng thêm mức sinh lời của đồng tiền.

Tất nhiên là khi đưa biện pháp xử lý dòng tiền thùa hay thiếu cần phải tính toán lại dòng tiền của dự báo lưu chuyển tiền tệ bởi vì khi thay đổi số tiền của một tháng nào đó sẽ có ảnh hưởng đến số tiền thừa thiếu ở các kỳ tiếp theo.

Do đó, khi dự báo không phải chúng ta thực hiện một lần là hoàn thành dự báo mà sau khi tính toán xong dự báo ban đầu (gọi là dự báo gốc), chúng ta cần phải đưa ra đề xuất về các biện pháp xử lý số tiền thừa, thiếu cho từng kỳ, khi đó chúng ta sẽ phải tính toán và điều chỉnh lại.

Cứ như vậy, chúng ta sẽ thực hiện các biện pháp điều chỉnh cho đến khi nào có sự cân đối giữa tiền vào và tiền ra, đảm bảo mức dự trữ tiền hợp lý thì công việc dự báo mới được xem là hoàn tất.

Lưu ý khi lập kế hoạch dòng tiền

Khi lập kế hoạch dòng tiền cần lưu ý những điều sau:

– Bao quát và dự kiến toàn bộ các khoản tiền doanh nghiệp có thể thu được trong kỳ. Nói cách khác là dự đoán đầy đủ được dòng tiền vào và các khoản tiền cần chi tiêu trong kỳ. Cần phân biệt giữa doanh thu vào và dòng tiền vào, giữa chi phí và dòng tiền ra.

– Dự kiến về thời điểm nhận được các khoản thu bằng tiền và thời điểm phát sinh các khoản chi tiêu bằng tiền.

Với các bước lập kế hoạch dòng tiền trên, người dự báo phải nắm chắc được kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, chính sách bán chịu, chính sách mua chịu, chính sách chiết khấu thanh toán, chính sách đầu tư, chính sách vay nợ, chính sách tín dụng phương thức trả nợ và chính sách phân phối lợi nhuận…

Mẫu lập kế hoạch dòng tiền

1a. Doanh số bán ra 1b. Việc thanh toán thu tiền bán hàng dự kiến

– 20% trả tiền ngay khi xuất giao hàng.

– 70% thanh toán vào tháng thứ 2 kể từ tháng xuất giao hàng.

– 10% thanh toán vào tháng thứ 3 kể từ tháng xuất giao hàng.

2a. Dự kiến mua sắm các vật tư như sau 2b. Các nhà cung cấp vật tư chấp nhận việc thanh toán trả tiền mua hàng: Mua tháng này trả tiền vào tháng sau.

3. Chi phí tiền lương, dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác phải trả tiền trong tháng. (đơn vị: triệu đồng)

4. Trong tháng 3 phải trả 600 triệu đồng cho việc mua sắm trang thiết bị. 5. Số dư vốn bằng tiền ngày 31/12 năm X – 1 là 280 triệu đồng.

Trên cơ sở tình hình và số liệu như trên có thể lập kế hoạch chu chuyển tiền tệ 6 tháng đầu năm như sau:

Bảng kế hoạch dòng tiền 6 tháng đầu năm X

(đơn vị: triệu đồng)

Qua xem xét trên bảng kế hoạch dòng tiền trên có thể thấy: Doanh nghiệp bị thiếu vốn bằng tiền trong các tháng 3, 4, 5. Doanh nghiệp cần xem xét khả năng vay vốn và các biện pháp cần thiết khác. Trong tháng 1, 2 và tháng 6, vốn bằng tiền vượt mức tối thiểu cần thiết, có thể xem xét khả năng đầu tư ngắn hạn để tăng mức sinh lời của đồng tiền.

Bạn có thể tham khảo khóa học Quản trị dòng tiền hoặc khóa học giám đốc tài chính với kiến thức nâng cấp cho 4 kỹ năng của người làm tài chính bao gồm: Phân tích tài chính, Quản trị dòng tiền, Lập kế hoạch tài chính và Quản trị tài chính dự án tại hệ thống đào tạo trực tuyến thông minh Smartrain nếu như bạn có nhu cầu nâng cao kỹ năng dự báo dòng tiền của mình.

Hotline đăng ký khóa học: 0918 924 388

Viện Quản Trị Tài Chính AFC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà N06B1, Thành Thái, Cầu Giấy, Hà Nội

10 Quy Luật Quản Lý Dòng Tiền Của Doanh Nghiệp

1. Lợi nhuận không phải là tiền mặt mà chỉ là sản phẩm của kế toán

Doanh nghiệp có thể thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt, chứ không thể thanh toán bằng các con số lợi nhuận trên sổ sách. Và doanh nghiệp hoàn toàn có thể có được lợi nhuận mà không cần phải tạo ra bất kỳ số tiền thực nào. Và nếu bạn thanh toán hóa đơn còn khách hàng của bạn thì không, bạn sẽ gặp rắc rối to. Đó là quy luật quản lý dòng tiền đầu tiên.

2. Dòng tiền không phải là vấn đề thuộc về trực giác

Đạt được doanh thu không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn có tiền trong tay. Xuất hiện chi phí cũng không có nghĩa là bạn đã thanh toán chúng rồi.

3. Tăng trưởng “hút” tiền mặt

Điều này nghe có vẻ nghịch lý nhưng thực tế, một trong những năm khó khăn nhất của doanh nghiệp là khi doanh nghiệp có doanh thu tăng vọt. Nghĩa là bạn phải xây dựng mọi thứ từ trước đó và việc thu được tiền bán hàng lại xảy ra vài tháng sau đó. Hãy cẩn thận vì tăng trưởng ngốn rất nhiều tiền mặt. Càng tăng trưởng nhanh, doanh nghiệp càng cần nhiều vốn để đầu tư.

4. Doanh thu B2B cũng “hút” tiền mặt

Bán hàng cho người tiêu dùng thật đơn giản vì họ trả tiền ngay cho bạn và bạn không phải lo vấn đề bán chịu. Nhưng khi bạn bán hàng cho một doanh nghiệp khác (B2B), đó không còn là việc đơn giản nữa. Vì thường bạn sẽ cho họ trả chậm một thời gian.

Nếu “bạn hàng” của bạn là những khách hàng lớn, bạn sẽ không thể đưa họ vào “sổ đen”. Vì nếu làm như vậy, họ sẽ không bao giờ mua hàng của bạn nữa.

5. Và hàng tồn kho cũng “ngốn” tiền mặt

Bạn phải mua hoặc sản xuất sản phẩm trước khi có thể bán được chúng. Thậm chí bạn đặt sản phẩm lên kệ và phải chờ đợi để bán. Nhưng những nhà cung cấp của bạn thì không đợi được. Một quy luật đơn giản: mỗi đồng bạn có ở dạng hàng tồn kho là một đồng tiền mặt bạn mất đi.

Về mặt kỹ thuật, vốn lưu động là kết quả của phép toán lấy nợ ngắn hạn trừ đi tài sản ngắn hạn. Trên thực tế, đó là số tiền có trong ngân hàng mà bạn có thể sử dụng để trang trải chi phí hoạt động và các khoản chi phí khác cũng như mua hàng dự trữ, trong khi chờ đợi khách hàng thanh toán tiền mua hàng. Nếu doanh nghiệp xoay vòng vốn càng nhanh thì hiệu quả đồng vốn mang lại sẽ càng lớn.

7. Các khoản phải thu chỉ là lời hứa

(Xem quy luật 4) Số tiền khách hàng nợ bạn được gọi là “khoản phải thu”. Một quy luật trong việc lập kế hoạch tiền mặt: mỗi đồng trong tài khoản phải thu của khách hàng là một đồng tiền mặt mất đi.

8. Ngân hàng không thích sự bất ngờ

Hãy luôn lập kế hoạch. Như thế, bạn sẽ không bị tính thêm chi phí (lãi suất) do nảy sinh những sự việc không dự đoán trước khi thương lượng với ngân hàng.

9. Theo dõi 3 tiêu chuẩn sống còn

“Số ngày thu nợ” cho biết khoảng bao lâu thì bạn thu hồi được nợ

“Vòng quay hàng tồn kho” cho biết tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của bạn như thế nào

“Số ngày trả nợ” là thời hạn bạn phải thanh toán cho nhà cung cấpPhải luôn theo dõi 3 tiêu chuẩn này và lên kế hoạch cho chúng trong 12 tháng tới và so sánh giữa kế hoạch với thực tế.

10. Nếu bạn là một ngoại lệ của quy tắc thì chúc mừng bạn

Nếu tất cả khách hàng của bạn thanh toán cho bạn ngay lập tức khi mua hàng và bạn không mua bất kỳ cái gì trước khi bạn bán được hàng thì hãy cứ thư giãn đi. Nhưng nếu bạn bán hàng cho doanh nghiệp, hãy luôn ghi nhớ là họ thường không trả tiền ngay lập tức…(Theo Entrepreneur).

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Và Phương Pháp Quản Lý Chi Phí Doanh Nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc vận hành và duy trì doanh nghiệp. Quản lý chi phí doanh nghiệp tốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, cắt giảm được những chi phí không cần thiết, làm chủ được tài chính của doanh nghiệp.

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trong ngành kế toán thông qua tài khoản 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

– Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN… của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

– Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).

– Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).

– Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…

– Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.

– Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

– Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…

2. Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Bên Nợ:

- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

– Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

3. Phương pháp quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp

Để tối đa hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp cần tối đa hóa chi phí. Chìa khóa để quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả là định mức quản lý doanh nghiệp.

– Công dụng của định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự toán hoạt động

+ Giúp các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời.

+ Gắn liền trách nhiệm của mỗi nhân viên với việc sử dụng tài nguyên sao cho cho tiết kiệm.

– Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật kết hợp với khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp.

Quản Lý Trong Doanh Nghiệp Theo Phương Pháp Agile

Tôi thường nghe các doanh nghiệp tuyên bố “Chúng tôi giờ là doanh nghiệp Agile…” hoặc một ai đó trong bộ phận quản lý nói với nhóm phát triển: “Hãy áp dụng phương pháp Agile…” mà chẳng cho họ một chương trình đào tạo nào. Một vài người trong ban lãnh đạo có thể rất hào hứng với ý tưởng này và nói “chúng ta cần phải “Agile” hơn…”, trong khi có người lại hoàn toàn nghi ngờ và tin rằng nếu không có các tài liệu thông thường thì không thể làm việc hiệu quả. Từ những ví dụ này, hẳn các bạn có thể thấy rằng một trong những thách thức lớn nhất khi áp dụng một mô hình mới như Agile chính là “quản lí” kì vọng của ban lãnh đạo.

Với những lãnh đạo doanh nghiệp không thực sự hiểu phương pháp Agile là gì, họ thường nghĩ Agile đơn giản là làm việc nhanh hơn. Họ không hiểu hoặc quan tâm đến việc sẽ cần có những thay đổi trong cả quy trình và cách thức làm việc để phương pháp này có hiệu quả. Các lãnh đạo rất vui mừng với triển vọng công việc được hoàn thành nhanh hơn, nhưng họ vẫn muốn có biểu đồ Gantt trong Microsoft Project, báo cáo tiến độ, báo cáo ngân sách và một phạm vi công việc được trình ký đầy đủ. Chưa kể là khi họ cần xử lý một cuộc khủng hoảng, họ muốn có quyền được dừng dự án của bạn lại và phân bổ tài nguyên của bạn đến các dự án khác – nhưng bạn vẫn cần phải hoàn thành dự án trong thời gian sớm, vì giờ bạn đã áp dụng Agile! Để tránh gặp phải những điều này, cung cấp đào tạo và trao đổi thông tin từ sớm chính là chìa khóa thành công.

Phân đoạn đầu tiên bao giờ cũng khó khăn nhất. Vì nhóm phát triển phải học cách ước tính công việc của mình theo theo một cách hoàn toàn mới là “story points” và đánh giá khối lượng công việc có thể đưa vào một khung thời gian đã được thiết lập sẵn. Thường thì nhóm phát triển hay đánh giá sai và không thể hoàn thành hết mọi công việc họ đã đề ra. Phải sau 1 hoặc 2 phân đoạn (iteration) thì nhóm phát triển mới ước lượng được đúng tốc độ (velocity) hoặc số lượng “story points” mà họ có thể hoàn thành trong một phân đoạn. Chỉ khi đó thì chúng ta mới nên đưa ra một kế hoạch cụ thể để xác định xem cần bao nhiêu phân đoạn để hoàn thành hết tất cả các tính năng được đưa ra trong bản kế hoạch.

Một trong các lợi thế của Agile là sự linh hoạt trong việc thay đổi phạm vi công việc giữa các phân đoạn. Tuy nhiên có một nguyên tắc cơ bản mọi người cũng cần nhớ là một khi phạm vi hay “sprint” đã được thiết lập, không ai được can thiệp vào hoạt động của nhóm. Điều này đồng nghĩa với việc không lãnh đạo cấp cao nào có thể điều phối các thành viên nhóm phát triển chuyển sang làm một dự án khác. Đây là một trong những lí do tại sao các phân đoạn thường diễn ra trong thời gian ngắn – không quá 30 ngày hoặc ngắn hơn – để các thành viên có thời gian “đổi gió” và làm công việc khác. Nhưng cách này cũng có thể gặp vấn đề khi một đội vừa phải sửa lỗi, vừa phải phát triển tính năng mới cho sản phẩm. Một giải pháp cho vấn đề này là tạo ra trong mỗi phân đoạn một vài “buffer stories” cho việc sửa các lỗi chưa xác định được. Nếu có lỗi nghiêm trọng xảy ra, công việc này có thể được giao cho một thành viên trong nhóm.

Trong một nhóm Agile, sẽ không có kiểu ra lệnh hay kiểm soát truyền thống. Cụ thể hơn, sẽ không có nhà quản lý theo kiểu truyền thống nào. Chuyên gia về Mô hình phát triển phần mềm Scrum – một quy trình của phương pháp Agile – không có quyền hạn trực tiếp mà có vai trò giống như một điều phối viên. Khi áp dụng Agile, các thành viên trong nhóm tự nhận nhiệm vụ từ danh sách công việc – đây là điều nhiều nhà quản lý không thích vì họ không tin là các thành viên có đủ động lực làm việc khi không có sự tồn tại của một người giám sát.

Hầu hết các chuyên gia về Scrum lại không đồng tình với ý kiến này. Ngược lại, họ nghĩ khi theo Agile, họ còn phải “hãm” các thành viên trong nhóm để các thành viên không ôm đồm quá nhiều việc. Lí do là vì khi tự chịu trách nhiệm về công việc của mình, các thành viên thường luôn cố gắng nỗ lực hơn để chứng tỏ năng lực bản thân. Vai trò của một “scrum master” là huấn luyện các thành viên tập trung hoàn thành số lượng “story” phù hợp hơn là ôm quá nhiều việc mà chẳng hoàn thành được việc nào. Chỉ các “story” có khả năng demo cuối mỗi phân đoạn mới được coi là “story” hoàn chỉnh.

Áp dụng Agile đồng nghĩa với việc sử dụng ít giấy tờ biểu mẫu hơn. Chúng ta thường chỉ có product backlog ( danh sách các tính năng mong muốn của sản phẩm công nghệ) với user story ( bản tóm tắt nhu cầu người dùng), iteration backlog và một vài biểu đồ theo dõi tiến độ công việc. Nếu có gì hơn thì điều này tùy thuộc vào yêu cầu doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp và nhà phát triển phần mềm (developer) bắt đầu trao đổi về quy trình kỹ thuật, các yêu cầu chứng nhận (với những mô tả chi tiết) sẽ được xây dựng và đưa vào như là một phần trong quy trình phát triển dựa trên thử nghiệm – đây cũng là lúc các yêu cầu như vậy có giá trị nhất.

Thử nghĩ xem, bạn đọc các tài liệu yêu cầu trên bao nhiêu lần sau khi chúng được soạn ra? Chắc chắn là, một khi một dự án mới được triển khai, các tài liệu này đã bị lỗi thời phần nào, kể cả khi có được lưu lại, thì cũng chẳng ai xem chúng cả. Và mọi nỗ lực dành vào đó đều lãng phí. Vậy nên, hãy cố gắng chọn được đúng người truyền tải các yêu cầu và tài liệu hóa các yêu cầu ấy khi cần để không gây lãng phí về thời gian và công sức.

Tóm lại, trước khi áp dụng Agile, hãy đảm bảo là ban lãnh đạo / quản lý doanh nghiệp hiểu phương pháp làm việc của Agile và cách thức nhóm làm việc với các bộ phận khác. Chắc chắn ban lãnh đạo sẽ trân trọng những kiến thức bạn “dạy” họ và trợ giúp cho đội ngũ làm việc phát triển thành công.

Theo SAGA