Cập nhật thông tin chi tiết về Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp mới nhất trên website Sansangdethanhcong.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Có rất nhiều người nhầm tưởng 2 chức danh Thư ký giám đốc và Trợ lý giám đốc là một, và thư ký chỉ tạp vụ, làm các công việc lặt vặt trong văn phòng và thường mang tiếng là phức tạp. Đó là do chức năng và nhiệm vụ của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giao thoa, tương đồng. Tuy nhiên, trái với suy nghĩ đó, trợ lý giám đốc và thư ký là hai chức năng biệt lập trong một công ty. Một văn phòng có thể có cả trợ lý cũng như thư ký hoặc chỉ có một.
THƯ KÝ GIÁM ĐỐC THÌ LÀM GÌ?
Có thể nói, thư ký giám đốc là “bộ mặt thứ 2 của công ty” sau người lãnh đạo. Các công việc thông thường của thư ký bao gồm:
– Công tác văn thư
– Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax
– Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản
– Tổ chức lưu trử văn bản.
– Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý
– Đón tiếp khách
– Tổ chức các buổi hẹn gặp
– Tổ chức cho chuyến đi công tác
– Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
– Sử dụng máy vi tính thành thạo
– Tra tìm tài liệu.
– Mở sổ nhật ký công tác
– Lập lịch công tác cá nhân
– Lập lịch công tác cho người phụ trách
– Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
– Lập bảng công tác
– Tổ chức hội nghị
VẬY TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CÓ GÌ KHÁC BIỆT?
Một trợ lý (Personal Assistant – PA) đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?
Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:
– Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp). – Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt. – Làm việc theo nhóm. – Kỹ năng quản lý thời gian. – Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân. – Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ.
Tóm lại trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ. Trợ lý thường do nam giới đảm nhận, thư ký thường do nữ.
Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào?
THƯ KÝ GIÁM ĐỐC THÌ LÀM GÌ?
Có thể nói, thư ký giám đốc là “bộ mặt thứ 2 của công ty” sau người lãnh đạo. Các công việc thông thường của thư ký bao gồm:
– Công tác văn thư
– Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax
– Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản
– Tổ chức lưu trử văn bản.
– Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý
– Đón tiếp khách
– Tổ chức các buổi hẹn gặp
– Tổ chức cho chuyến đi công tác
– Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
– Sử dụng máy vi tính thành thạo
– Tra tìm tài liệu.
– Mở sổ nhật ký công tác
– Lập lịch công tác cá nhân
– Lập lịch công tác cho người phụ trách
– Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
– Lập bảng công tác
– Tổ chức hội nghị
VẬY TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CÓ GÌ KHÁC BIỆT?
Một trợ lý (Personal Assistant – PA) đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?
Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:
– Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp). – Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt. – Làm việc theo nhóm. – Kỹ năng quản lý thời gian. – Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân. – Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ.
Tóm lại trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ. Trợ lý thường do nam giới đảm nhận, thư ký thường do nữ.
Khóa học: ĐÀO TẠO THƯ KÝ – TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CHUYÊN NGHIỆP
7 Phong Cách Quản Lý Thường Thấy Của Các Lãnh Đạo – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp
Người quản lý hoặc người giữ vị trí quản lý cần thực hiện nhiều vai trò và chức năng trong một tổ chức. Cách xử lý các vai trò và trách nhiệm khác nhau này tùy thuộc vào phong cách và những kỹ năng lãnh đạo mà người đó áp dụng. Phong cách quản lý là những chiến lược, khái niệm và lý thuyết mà người quản lý áp dụng để nâng cao môi trường làm việc của một tổ chức. Nó được đặc trưng bởi cách họ đưa ra quyết định của mình, hướng dẫn cấp dưới và hoàn thành công việc tốt nhất có thể ở cấp độ của họ.
1. Phong cách quản lý chuyên quyền:
Ở đây người quản lý thích tự mình đưa ra quyết định. Những quyết định như vậy tái tạo tư duy, ý kiến và tính cách của người ra quyết định. Trong tình huống này, cấp dưới thường có rất ít hoặc không có cơ hội đưa ra ý kiến. Phong cách quản lý chuyên quyền có thể được chia nhỏ thành:
Những người chuyên quyền chỉ thị: Họ thích tự mình đưa ra quyết định và cũng tự mình giám sát hành động và công việc của cấp dưới.
Những người chuyên quyền cho phép: Họ thích đưa ra quyết định của mình một cách độc lập, nhưng cho phép một chút tự do cho cấp dưới về cách thực hiện công việc hoặc tuân theo quyết định.
Loại phong cách quản lý này phù hợp nhất tại thời điểm khủng hoảng. Khi quyết định từ cấp cao hơn không có sẵn ngay lập tức, người quản lý phải chịu trách nhiệm và được yêu cầu đưa ra lệnh ngay lập tức. Các lệnh này cần phải được tuân thủ ngay lập tức để không có vấn đề phát sinh thêm và tình hình có thể được giải quyết một cách hiệu quả. Những loại quyết định như vậy rất phổ biến trong các lực lượng quốc phòng, lực lượng bán quân sự và lực lượng cảnh sát.
2. Phong cách quản lý xung đột:
Ở đây cũng có các quyết định là độc đoán, nhưng quyết định được đưa ra bằng cách ghi nhớ lợi ích của nhân viên của mình. Phong cách quản lý xung đột đã khuyến khích việc ra quyết định từ cấp trên và tin tưởng vào việc phát triển hệ thống phản hồi từ cấp dưới, giúp tăng hiệu quả làm việc của tổ chức.
Phong cách quản lý này mang lại động lực trong lực lượng lao động bởi nhu cầu xã hội của họ được quan tâm đồng thời phát triển ý thức trung thành với quản lý và tổ chức. Một mặt, nó có thể giúp phát triển mối quan hệ tốt giữa chủ nhân và nhân viên, gián tiếp nâng cao hiệu suất của họ. Mặt khác, tuyến dưới có thể quen với việc nhận lệnh từ cấp trên và trở nên hoàn toàn phụ thuộc vào họ. Phong cách quản lý xung đột này được các nhà quản lý nhà hàng và các chuyên gia tư vấn CNTT sử dụng rất nhiều.
3. Phong cách quản lý thuyết phục:
Ở phong cách này, quyết định cũng được thực hiện bởi người quản lý. Họ kiểm soát toàn bộ quá trình ra quyết định nhưng theo một cách khác. Nhà quản lý thường làm việc cùng với cấp dưới của mình và cố gắng thuyết phục họ rằng quyết định này có lợi cho họ như thế nào. Nói cách khác, người quản lý cũng có tiếng nói cuối cùng nhưng thực hiện nó thông qua phương pháp thuyết phục.
Phong cách quản lý thuyết phục cũng có những lợi ích riêng của nó. Nhiệm vụ sẽ trở nên dễ thực hiện hơn khi cấp dưới được phép hiểu lý do tại sao họ cần thực hiện theo cách người quản lý ra lệnh. Theo cách này, công việc được tiến hành theo cách người lãnh đạo lên kế hoạch, nhưng sau đó, các đồng nghiệp hoàn toàn hiểu được hậu cần và lý do đằng sau nó. Một lợi thế khác nữa là người lãnh đạo có thể dành một số trách nhiệm cho cấp dưới để giảm bớt gánh nặng cho mình.
Tuy nhiên, một nhược điểm của phong cách quản lý này là cấp dưới thiếu sáng tạo, họ trở nên phụ thuộc vào cấp trên và điều này cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất chung của lực lượng lao động. Loại phong cách quản lý thuyết phục có thể thấy nhiều trong ngân hàng và lĩnh vực bảo hiểm.
4. Phong cách quản lý dân chủ:
Phong cách quản lý dân chủ cho phép cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định, một sự đồng thuận được phát triển trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào. Phong cách này có thể hữu ích trong việc phát triển các chiến lược tiếp thị có thẩm quyền, người quản lý cấp cao hơn có thể cung cấp thông tin về mục tiêu của tổ chức, lợi nhuận, chi tiết bán hàng và những gì họ thực sự muốn từ chiến lược thị trường mới cùng những người chủ chốt có thể tập hợp ý tưởng, cung cấp thông tin dựa trong lĩnh vực về xu hướng mua sắm và thói quen của khách hàng.
5. Phong cách quản lý hỗn loạn:
Đây là một kỹ thuật hiện đại đang được thực hiện bởi nhiều tổ chức ngày nay. Nó tin vào việc mang lại cho người lao động sự tự do hoàn toàn khi làm việc. Cấp dưới có thể phát triển ý tưởng và chiến lược của riêng mình để nâng cao hiệu suất và thành công cho tổ chức. Các cấp cao hơn không can thiệp bằng bất kỳ cách nào, họ cho phép nhân viên của mình phát triển ý thức sáng tạo và đổi mới.
Loại phong cách quản lý này phù hợp nhất cho các tổ chức làm việc về nghiên cứu và phát triển đổi mới, ví dụ các công ty dược phẩm.
6. Phong cách quản lý bằng cách quan sát xung quanh:
Đây là một trong những kỹ thuật cổ điển được thực hiện bởi các nhà quản lý. Ở đây người quản lý khuyến khích phản hồi liên tục và thường xuyên từ nhân viên của mình. Họ cố gắng thu thập càng nhiều thông tin về một tình huống hoặc vấn đề càng tốt và tiếp tục sử dụng thông tin này để giải quyết vấn đề và tránh mọi tình huống khủng hoảng tiếp theo.
7. Phong cách quản lý theo nhóm:
Phong cách này khuyến khích nhân viên và đồng nghiệp tập hợp kiến thức và kinh nghiệm của họ để xúc tiến các dự án, tăng việc hiệu quả. Nó tin vào tinh thần đồng đội và việc cùng phối hợp, đóng góp đồng thời khuyến khích việc giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm và các cấp cao hơn. Ở đây, người quản lý đánh giá cao và khen thưởng tinh thần đồng đội, nỗ lực của nhân viên để khuyến khích động lực giữa các thành viên trong nhóm.
Các kiểu phong cách quản lý này có thể được thiết lập rất hiệu quả tại các bệnh viện, trong đó mỗi thành viên có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể đối với khách hàng của họ.
Mỗi phong cách quản lý có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Quản lý chuyên nghiệp sử dụng kết hợp các phong cách, tùy thuộc vào tình huống để hoàn thành mục tiêu và kế hoạch của họ. Người quản lý có thể sử dụng bất kỳ phong cách quản lý nào mà anh ta thấy phù hợp để giải quyết một vấn đề cụ thể. Nhưng trên hết, anh ta nên tập trung vào lợi nhuận và sự thành công của tổ chức, cùng với việc tăng hiệu suất và sự hài lòng trong công việc của nhân viên của mình. Việc vận dụng, kết hợp các khía cạnh tích cực và lợi thế của tất cả các phong cách quản lý có thể dẫn đến lợi nhuận, thành công và quản lý hiệu quả cho tổ chức.
Nguồn: internet
Thuyết Đặt Mục Tiêu Smart Và Áp Dụng Trong Mô Hình Kinh Doanh Nhỏ – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp
1.Giới thiệu chung
Việc sử dụng thuật ngữ được biết đến đầu tiên xảy ra trong ấn bản Quản lý Đánh giá tháng 11 năm 1981 của George T. Doran. Ưu điểm chính của các mục tiêu SMART là chúng dễ hiểu hơn và biết khi nào chúng được thực hiện. Tiêu chí SMART thường được liên kết với quản lý của Peter Drucker theo khái niệm mục tiêu.
2. Nội dung
Khi thiết lập mục tiêu tương lai, doanh nghiệp cần xem xét mức độ cần thiết của từng phương pháp. Mô hình SMART đóng vai trò như một “chuyên gia” giúp doanh nghiệp kiểm ra và chắt lọc cho mình phương pháp hiệu quả nhất. Mô hình SMART được diễn giải cụ thể như sau:
S – Specific (mục tiêu phải chi tiết, cụ thể và dễ hiểu) – Các thông tin có chi tiết đủ để xác định vấn đề hoặc cơ hội? Mục tiêu có đủ chi tiết để đo lường các vấn đề và cơ hội thực tế không ?
M – Measurable (mục tiêu có thể đo lường được) – Có thể áp dụng các thuộc tính định lượng hoặc định tính để tạo ra một hệ thống đo lường ?
A – Attainable (tính khả thi của mục tiêu) – Những thông tin có được sử dụng để cải thiện năng suất làm việc không? Nếu mục tiêu đề ra không làm thay đổi thái độ của nhân viên để giúp họ cải thiện năng suất làm việc, phải chăng đã có vấn đề gì đã xảy ra?
T – Time-Bound (thời hạn để đạt mục tiêu đã đề ra) – Các mục tiêu có thể được thiết lập và thực hiện trong các khoảng thời gian như đã đề ra ?
Trong những năm gần đây, chữ viết tắt SMART đã được mở rộng thêm Exciting (thú vị, làm cho mục tiêu mang tính thách thức) và Rewarding (khen thưởng, ghi nhận đóng góp của những người khác) do đó khiến nó trở thành mục tiêu SMARTER (thông minh hơn).
3. Áp dụng SMART trong mô hình kinh doanh nhỏ
a. Tăng 15% thị phần – Strategic Communications, LLC
Linda Pophal là một nhà tư vấn truyền thông tiếp thị, chủ sở hữu của Strategic Communications, LLC và là tác giả của The Complete Idiot’s Guide to Strategic Planning. Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng các mục tiêu là THÔNG MINH. Trên thực tế, các mục đích là SMART và được sử dụng để hỗ trợ các mục tiêu, rộng hơn. Vì vậy, ví dụ, tôi có thể có mục tiêu tăng thị phần tiếp thị cho tổ chức của mình. Mục đích của tôi sẽ hỗ trợ mục tiêu đó và sẽ được tuyên bố bằng ngôn ngữ SMART trong trường hợp này: tăng thị phần 15%, ở bang Wisconsin, cho dòng sản phẩm XYZ, vào cuối năm tài chính. Cụ thể: chúng tôi biết khu vực địa lý, dòng sản phẩm và mức độ tăng trưởng mà chúng tôi đang tìm kiếm Có thể đo lường được: chúng ta sẽ có thể đo lường một cách khách quan, cho dù chúng ta có đạt được mục tiêu hay không Có thể đạt được: hoặc, chúng tôi sẽ giả sử như vậy trong trường hợp này Sắp xếp theo thời gian: chúng tôi đã chỉ ra một điểm cuối cụ thể mà chúng tôi sẽ đạt được mục tiêu của mình
b. Đạt 300.000 lượt truy cập trang web mới mỗi tháng – BAMF Media
Melanie Balke, Chiến lược gia tăng trưởng: Chúng tôi sử dụng các mục tiêu SMART để làm việc với khách hàng của chúng tôi hàng ngày. Một ví dụ tuyệt vời là khi khách hàng cố gắng lái nhãn cầu mới đến trang web của họ bằng cách tăng lưu lượng truy cập trang web của họ. Chúng tôi sẽ xây dựng mục tiêu SMART cho mục tiêu này theo cách sau:
S – Cụ thể: Mục tiêu xác định cả những gì cần phải đạt được và khi nào. M – Đo lường được: Mục tiêu có thể đo lường được trong Google Analytics. Trả lời: Mục tiêu là tăng 20% số lượt truy cập trang web hiện tại của họ, trong đó có ngân sách bổ sung tăng lên và khung thời gian ba tháng là thực tế trong khi vẫn còn tham vọng. T – Giới hạn thời gian: Chúng tôi đặt khoảng thời gian ba tháng để đạt được mục tiêu này.
c. Chuyên sâu về lĩnh vực Giáo dục Sức khỏe & Sức khỏe – Walker Group Health & Wellness
Bất cứ khi nào tôi thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cho mô hình kinh doanh của công ty tôi hoặc một quy trình chính trong tổ chức, tôi phải đảm bảo có mục tiêu cuối cùng. Tôi không tin vào việc đưa ra quyết định ngẫu nhiên mà không có mục tiêu và kế hoạch làm thế nào để đạt được mục tiêu đó. Tôi đã thấy rằng hầu hết mọi mục tiêu đều có thể đạt được khi các bước để đạt được mục tiêu được lên kế hoạch một cách khôn ngoan, bao gồm cho phép có đủ thời gian để thực hiện các bước.
Gần đây tôi đã tái cấu trúc công ty của mình để chuyên về giáo dục sức khỏe và chăm sóc sức khỏe chỉ dành cho các công ty và tổ chức. Trước đây mục tiêu là để đội ngũ chuyên gia của tôi cung cấp chuyên môn của họ cho các cá nhân nhằm tìm kiếm lối sống lành mạnh. Với sự tập trung của công ty tôi chuyển từ các cá nhân thành các nhóm, tôi biết rằng tôi phải cân nhắc nhiều yếu tố của sự thay đổi. Trước khi khởi chạy lại, tôi đã gặp đối tác kinh doanh và nhóm của chúng tôi để đảm bảo tất cả chúng ta đều ở cùng một trang về mục tiêu cuối cùng, làm thế nào chúng ta sẽ xác định liệu mục tiêu có được đáp ứng hay không, kết quả cuối cùng sẽ tiết lộ và khung thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu của chúng ta.
Nguồn:
Bạn đang xem bài viết Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp trên website Sansangdethanhcong.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!